PENGENALAN EKSA

Polisi

“Budaya 5S Pegangan kami”

Untuk peningkatan prestasi dan produktiviti serta persekitaran kerja yang kondusif secara berterusan

Dasar

Semua warga Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka komited dalam kerja berpasukan bagi mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif seterusnya meningkatkan kualiti sistem penyampaian perkhidmatan di samping menonjolkan imej korporat di jabatan

Objektif

  • Memastikan Persekitaran dan Suasana Kerja Yang Kondusif dan Selamat
  • Memupuk Semangat kerja Berpasukan, Berdisiplin, Kreatif dan Inovatif serta Komited di Kalangan Warga Kerja
  • Meningkatkan Produktif dan Kualiti dalam Perkhidmatan untuk Kepuasan Pelanggan
  • Menjimatkan Kos Operasi dan Perbelanjaan Berhemah

Strategi

  • Komited bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi
  • Melaksanakan tugas secara amanah dan berdedikasi
  • Menghasilkan suasana kerja yang ceria, selesa dan mudah untuk bekerja
  • Pengiktirafan dan penghargaan akan diberikan kepada zon-zon yang membuktikan komitmen dan  kejayaan di tempat kerja

Konsep

  • Untuk menjadikan tempat kerja selesa dan kemas. Kumpulan EKSA terdiri dari 6-10 orang pekerja yang bekerja pada tempat, masa, jenis kerja, keluasan dan perkhidmatan yang sama
  • Ahli-ahli kumpulan perlu berinteraksi dengan mudah semasa melaksanakan kerja-kerja harian tanpa ada sekatan dan masalah

Prinsip EKSA

Program EKSA ini adalah diasaskan kepada prinsip-prinsip berikut:

  • Pekerja diiktiraf sebagai aset yang bernilai kepada organisasi
  • Pekerja boleh diberi motivasi dan galakan untuk menyumbang kepada kejayaan organisasi
  • Sentiasa memberi dorongan kepada pekerja untuk lebih kreatif dan inovatif
  • Berbangga dengan kejayaan yang diperolehi semasa program ini dilaksanakan

Peranan Kumpulan Amalan EKSA :

  • Memastikan semua warga jabatan mempunyai semangat kekitaan bagi mencapai aspirasi organisasI walaupun dibahagikan secara zon
  • Mewujudkan suasana persekitaran yang ceria dan kondusif
  • Memastikan peralatan pejabat dikekalkan dalam keadaan selamat, kemas, bersih dan tersusun
  • Melaksanakan tugas dan tanggungjawab berpandukan pendekatan ‘KAIZEN’

Matlamat EKSA

  • Amalan semangat ‘sense of belonging’ terhadap Jabatan walaupun dipecahkan kepada kumpulan EKSA kecil demi kejayaan untuk jabatan
  • Mewujudkan tempat kerja yang sentiasa kemas dan bersih dan menyenangkan sepanjang masa
  • Memastikan peralatan pejabat dikekalkan dalam keadaan kemas, bersih dengan susunan yang rapi
  • Saling membantu dan mengingatkan AJK-AJK Kecil kumpulan EKSA untuk mengekalkan suasana jabatan dalam keadaan tersusun, kemas dan bersih
  • Melaksanakan kerja dengan berpandukan kepada pendekatan ‘KAIZEN’

Struktur EKSA

Jawatankuasa Pemandu Kualiti JKPNM

Jawatankuasa Pemandu EKSA Jabatan Kewangan dan Perbendaharan Negeri Melaka terdiri daripada Pegawai Kewangan Negeri sebagai Penaung, Timbalan Pegawai Kewangan Negeri dan Bendahari Negeri masing-masing sebagai Pengerusi 1 dan Pengerusi 2, serta Ketua-Ketua Zon yang bertanggungjawab dalam merangka dasar pelaksanaan EKSA. Semua pihak yang terlibat ini sentiasa menilai cadangan-cadangan penambahbaikan yang dikemukakan oleh setiap zon EKSA. Jawatankuasa ini dibantu oleh seorang penyelaras, setiausaha dan 3 lagi jawatankuasa kecil iaitu Jawatankuasa Kecil Latihan, Jawatankuasa Kecil Audit dan Jawatankuasa Kecil Promosi. Setiap jawatankuasa ini diketuai oleh seorang pegawai/kakitangan untuk memudahkan urusan pemantauan. 

Tugas dan Tanggungjawab

Fasilitator Kumpulan

  • Menyelaras perlaksanaan program EKSA bagi kumpulan yang ditetapkan
  • Membantu jawatankuasa pemandu dalam perancangan program
  • Mendapatkan sokongan dan pengiktirafan dari pihak atasan
  • Mengawasi dan mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan EKSA dari masa ke semasa
  • Memberi latihan dan nasihat
  • Membantu membekalkan apa-apa data yang perlu
  • Menilai dan mengemaskini perlaksanaan

Ketua Kumpulan

  • Perlu memberi latihan kepada ahli-ahli
  • Mengadakan mesyuarat pendek sekali dalam sebulan dalam kumpulan EKSA
  • Menggalakkan ahli-ahli terlibat dalam mesyuarat / perbincangan
  • Mewujudkan peraturan dan disiplin kumpulan yang perlu dipatuhi oleh ahli-ahli

Ahli-Ahli Kumpulan

  • Menghadiri mesyuarat pendek secara tetap
  • Menumpukan usaha terhadap kebersihan berkaitan dengan tempat kerja setempat
  • Menyertai aktiviti EKSA secara aktif
  • Mengenalpasti aktiviti, menyumbangkan idea-idea dan membantu kumpulan ke arah kebersihan dan keselesaan pejabat
  • Bekerjasama dalam kumpulan
  • Bekerjasama untuk memperbaiki tempat kerja sepanjang masa
  • Suasana harmoni di kalangan ahli-ahli
  • Catatan ringkas perlu dibuat semasa mesyuarat dijalankan
  • Menyertai persembahan untuk pangurusan

Apa Itu EKSA?

EKSA adalah singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).

Ia diterajui oleh pihak MAMPU (Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia), dan ia merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan EKSA Sektor Awam (2010), dan bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat dan melahirkan idea dan aktiviti kerativiti dan inovasi.

Proses Amalan EKSA

S1. SEIRI (SISIH) - Menyisih barang-barang yang tidak perlu dan membuangkannya.
Kaedah Menyisih:

BAHAN/BARANG SISIHKAN TINDAKAN
Kenalpasti bahan/barang yang tidak diperlukan di tempat kerja Senang dibuang Buang
  Ada nilai Cari Pembeli dan jual
  Kos pembuangan tinggi Cari jalan untuk jimatkan kos

S2. SEITON (SUSUN) - Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil untuk digunakan.
Kaedah Menyusun:

BAHAN/BARANG SISIHKAN TINDAKAN
Bahan/barang diperlukan sahaja berada di tempat kerja Bahan selalu diguna Mesti letakkan dekat kawasan kerja utama
  Bahan kadangkala digunakan Diletakkan jauh sedikit
  Bahan jarang digunakan Disimpan dalam stor dengantanda yang jelas

S3. SEISO (SAPU) - Membersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, meja, mesin dan perkakasan.
Kaedah Menyapu:

BAHAN/BARANG TINDAKAN
Lantai & Mesin 5 Minit sehari
Peralatan 30 minit seminggu
Perkakasan Sekali dalam 1 bulan
Dinding & Siling Sekali dalam 6 bulan
Persekitaran Sekali dalam 1 tahun (Gotong-Royong)

S4. SEIKETSU (SERAGAM) - Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi setiap masa.
Kaedah Seragam:

PIAWAIAN / PERATURAN TINDAKAN
Mewujudkan piawaian atau penjagaan pada tempat, mesin, perkakasan dan peralatan yang digunakan oleh pekerja Pastikan peraturan atau piawaian ini mudah dilihat dan senang difahami
  Lekatkan pada lokasi yang mudah dibaca
  Patuh pada piawaian tersebut

S5. SHITSUKE (SENTIASA AMAL) - Melatih para pekerja mematuhi peraturan / piawaian yang telah dibuat supaya penjagaan kebersihan bertambah baik dan menjadi budaya.
Kaedah Sentiasa Amal:

SENTIASA AMAL TINDAKAN
Semua piawaian telah diwujudkan Memahami piawai
  Mematuhi
  Menjadikan ia budaya kerja
  Perlu susulan

Hasil Yang Dijangka Dari Program EKSA

Pengurangan Kos

  • Mengurangkan inventori jabatan
  •  Mengurangkan penggunaan masa dan tenaga
  •  Mengurangkan berlaku bahan/barangan tamat tempoh, lapuk dan rosak

Meningkatkan Kecekapan

  • Mengurangkan penggunaan kawasan / ruang
  •  Memudahkan kawalan bahan / barangan
  •  Proses kerja lebih cepat dan cekap

Penyelenggaraan

  • Meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan serta lain-lain kemudahan yang ada

Kualiti

  • Meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan
  • Mengurangkan pembaziran serta kadar kerosakan barangan
  • Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan

Keselamatan

  • Mengelakkan berlakunya keadaan yang merbahaya
  • Memperbaiki keselamatan tempat kerja
  • Mengurangkan kesilapan dan kecuaian

Motivasi

  • Mewujudkan perhubungan yang baik antara kakitangan
  • Membentuk disiplin yang baik
  • Membentuk semangat kerjasama serta berpasukan

Empat Faktor Utama Bagi Kejayaan EKSA

  • Komitmen dan sokongan yang berterusan dari pengurusan atasan
  • 5S bermula dari pendidikan dan latihan
  • Tiada pemerhati dalam EKSA, semua orang terlibat
  • Ulang kitaran EKSA bagi mencapai kejayaan yang lebih tinggi

Penilaian Dalaman (Audit EKSA)

Audit 5S dalaman dijalankan melalui pendekatan berikut:

  • Sekumpulan juruaudit EKSA dilatih bagi melihat perjalanan kemajuan dan membuat penilaian program EKSA
  • Kekerapan penilaian ini dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
  • Kumpulan EKSA itu sendiri boleh membuat penilaian terhadap kemajuan program EKSA di tempat kerja
  • Pemudahcara kumpulan boleh mengadakan penilaian ini terhadap kemajuan program EKSA

Kunci Kejayaan Amalan EKSA

Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan

Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan EKSA selain mampu memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan EKSA dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh anggotanya.

Membentuk Prasarana Yang Berkesan

Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan 5S dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan EKSA dan terma rujukan yang jelas.

Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan

Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan EKSA di organisasi kepada anggota lain. Untuk itu, beberapa kaedah boleh digunakan misalnya:

  • Melalui mesyuarat.
  • Menggunakan internet dan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi.
  • Informasi di papan kenyataan.
  • Poster dan risalah.
  • Surat berita dalaman (Newsletter).

Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan EKSA

Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan EKSA dan anggota lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas Amalan EKSA kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan EKSA.

Projek Perintis Amalan EKSA – Model EKSA

Mulakan dengan projek perintis Amalan EKSA. Pilih kawasan yang kebanyakan anggotanya menunjukkan simptom kurang bermotivasi untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila Amalan EKSA dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan Amalan EKSA yang lebih menyeluruh dalam organisasi. Hasil dari pelaksanaan projek perintis EKSA, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklum balas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis Amalan EKSA berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan Amalan EKSA organisasi.

Penandaarasan Amalan Terbaik

Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan EKSA untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan anggota yang lain.

Pelan Pelaksanaan Amalan EKSA – Kitaran P-D-C-A

Sediakan pelan pelaksanaan Amalan EKSA yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan EKSA, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan EKSA di organisasi lebih berkesan.

Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

Audit Dalaman Amalan EKSA dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan EKSA. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.

Faedah Melaksanakan Amalan EKSA

  • Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun rapi.
  • Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat.
  • Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif.
  • Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam melaksanakan kerja.
  • Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake proofing).
  • Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses pengeluaran/pemberian perkhidmatan.
  • Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas.
  • Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan persekitaran yang berkualiti.
  • Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan.
  • Pengurusan kos yang lebih berkesan.
  • Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian perkhidmatan.
  • Memudahkan urusan penyelenggaraan.
  • Meningkatkan semangat kerja berpasukan.
  • Meningkatkan imej korporat organisasi.

back to top