Dokumen-dokumen yang perlu dikemukakan untuk permohonan pinjaman kenderaaan ialah :-

• Surat sokongan menggunakan Letter Head Jabatan
• Salinan kad pengenalan yang diakui sah
• Salinan lesen memandu yang diakui sah
• Salinan slip gaji terkini yang diakui sah
• Sebut harga daripada pembekal atau Sijil Nilaian daripada JKR (bagi kereta terpakai)
• Senarai tugas

Syaratnya adalah seperti berikut:-

• Jumlah potongan bulanan untuk pembelian kenderaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun.
• Kadar faedah yang dikenakan adalah sebanyak 4% setahun.
• Skim pembiayaan ini ditawarkan kepada semua anggota Perkhidmatan Awam yang bertaraf tetap atau yang berkhidmat secara kontrak dan dibenarkan membuat pinjaman kenderaan setiap lima tahun sekali dengan syarat pembiayaan terdahulu telah selesai. Bagi pegawai yang dalam tempoh percubaan atau berkhidmat secara kontrak dikehendaki menyediakan dua orang penjamin yang telah disahkan dalam perkhidmatan.
• Pendapatan minimum untuk permohonan pinjamanmembeli kereta adalah sebanyak RM1,320.00 sebulan (kelulusan khas perlu diperolehi bagi gaji kurang daripada RM1,320).
• Surat perjanjian pembiayaan kenderaan adalah dikehendaki disetem secukupnya berdasarkan kepada amaun pembiayaan Kerajaan di mana bagi setiap RM500.00 atau sebahagian darinya RM2.50.
• Bagi pembelian kenderaan terpakai hendaklah dinilai dan dikeluarkan sijil nilaian kenderaan oleh Jurutera Kerja Raya Mekanikal.
• Seseorang anggota yang mendapat pembiayaan membeli kenderaan hendaklah menyerahkan resit / invois bagi kenderaan yang dibelinya kepada pegawai yang meluluskan permohonannya dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima beserta nota takaful (cover note) atau sijil takaful kenderaan (komprehensif) dan buku pendaftaran kenderaan yang telah dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan".
• Jumlah pembiayaan tidak boleh melebihi harga bersih kenderaan dan tidak boleh dimasukkan bayaran cukai jalan raya, bayaran sumbangan takaful dan lain-lain bayaran tambahan yang berkenaan kepada kenderaan tersebut.
• Harga bersih kenderaan ialah harga kenderaan yang dilulus oleh Kerajaan dicampur dengan cukai eksais, cukai jualan hawa dingin, getah pelapik lantai dan penahan lumpur.
• Selagi pembiayaan belum lagi selesai sepenuhnya :-
  • Pegawai hendaklah menyertai takaful kenderaan (komprehensif). Jumlah yang diperlindungkan yang diambil pada tiap-tiap tahun hendaklah tidak kurang dari baki pembiayaan yang belum diselesaikan.
  • Pegawai tidak boleh menjual, memindah hak milik atau menggadaikan kenderaan tersebut tanpa kebenaran khas dari Perbendaharaan.

Tempoh-tempoh maksima bayaran balik bagi pinjaman kenderaan adalah seperti berikut:-

• Kereta baru tidak melebihi 96 bulan
• Kereta terpakai tidak melebihi 84 bulan
• Motorsikal baru tidak melebihi 72 bulan
• Motorsikal terpakai tidak melebihi 48 bulan
• Motobot tidak melebihi 48 bulan
• Enjin motobot tidak melebihi 48 bulan
• Bot tidak melebihi 24 bulan
• Basikal tidak melebihi 20 bulan

Dokumen sokongan yang diperlukan untuk pengantian cek adalah seperti berikut :

• Bagi kesilapan ejaan nama dan no kad pengenalan, surat jabatan, surat pemohon dan salinan kad pengenalan diperlukan
• Bagi pertukaran nama syarikat, salinan surat SSM (Suruhanjaya Syarikat Malaysia) Borang A iaitu pemilikan syarikat
• Bagi penama yang telah meninggal dunia, salinan surat Ideminity Bond
• Bagi kesilapan no. akaun, penyata bank bagi tahun semasa dan akaun aktif diperlukan
• Patikan dokumen sokongan diakui sah oleh pegawai

Maklum segera kepada Perbendaharaan Negeri. Perbendaharaan Negeri perlu membuat "Stop Payment" kepada bank untuk mengesahkan cek tersebut belum ditunaikan sebelum proses batal dan ganti cek.

Kemukakan surat dan cek tersebut dengan menyatakan kesilapan bersama dokumen sokongan seperti salinan buku bank, penyata bank atau kad pengenalan melalui jabatan berkaitan untuk dikemukakan ke Perbendaharaan Negeri bagi tindakan penggantian.

Semua bank boleh menggunakan perkhidmatan EFT.

Bagi pemegang akaun Maybank, transaksi debit ke akaun penerima akan berlaku serta merta iaitu pada hari EFT itu diproses masuk ke sistem Maybank oleh Perbendaharaan Negeri Melaka. Manakala bagi pemegang bank lain ianya mengambil masa 3 hari selepas bayaran dihantar ke bank.

Prosedur pengantian cek adalah selama 5 hari waktu bekerja dari tarikh dokumen sokongan yang lengkap diterima.

Baki flimsi bulanan tidak sama dengan baki yang ada di buku vot jabatan kerana terdapat urusniaga yang belum diambilkira di peringkat Pejabat Perakaunan tetapi telah diambilkira di buku vot jabatan. Oleh itu, jabatan hendaklah menyemak buku vot setiap hari dan juga menjadi tanggungjawab jabatan untuk menyemak baki buku vot yang tidak dapat dikenalpasti.

Waran hendaklah melalui peringkat semak lulus di modul Lejar Am, kemudian barulah dikreditkan dalam buku vot.

Apabila ada pegawai bertukar, Sijil Gaji Akhir dan dokumen sokongan berkaitan hendaklah dikemukakan oleh jabatan kepada Pejabat Perbendaharaan Negeri Melaka sebanyak 3 salinan asal. Setelah pengesahan dari Pejabat Perbendaharaan Negeri diperolehi, 2 salinan asal tersebut akan dikembalikan semula ke jabatan. Pihak jabatan pula hendaklah mengemukakan Sijil Gaji Akhir ke jabatan baru pegawai tersebut untuk tindakan pembayaran seterusnya.

i.Hasil Cukai 

•     Cukai Langsung; seperti Cukai tanah
•     Cukai Tidak Langsung; seperti duti hiburan

ii.Hasil Bukan Cukai 

•     Lesen, bayaran pendaftaran dan permit
•     Perkhidmatan dan bayaran perkhidmatan
•     Perolehan dari jualan barang-barang
•     Sewaan
•     Faedah dan perolehan dari pelaburan
•     Denda dan hukuman

iii.Terimaan Bukan Hasil 

•     Pulangan balik perbelanjaan; seperti Bayaran balik pinjaman
•     Terimaan daripada agensi-agensi kerajaan; seperti Pemberian hitung kepala

• Tanah
• Air
• Hutan
• Terimaan daripada Kerajaan Persekutuan

Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka akan mempertimbangkan kelulusan sekiranya syarat-syarat berikut dipatuhi :- 

• Penginapan secara pakej-Penginapan dan Makan
• Bilik pada kadar kelayakan seorang pegawai hendaklah dikongsi
• Mempunyai peruntukan dan perbelanjaan tidak akan menjejaskan peruntukan semasa
• Tidak layak menuntut elaun hotel/lojing/makan

Pegawai tersebut layak menuntut tambang perjalanan, Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing dan Elaun Makan/Elaun Harian dengan kadar bertugas rasmi sekiranya pegawai atau ahli keluarga pegawai dirujukkan untuk mendapat rawatan di luar stesen dengan syarat pegawai/ahli keluarga pegawai tidak dimasukkan ke wad.

Pegawai layak menuntut kemudahan di atas bagi seorang pengiring untuk tempoh tidak melebihi lima hari sekiranya pegawai perubatan mengesahkan bahawa pesakit memerlukan seorang pengiring.

Untuk tujuan mengiring, pegawai perlu mengambil cuti rehat atau cuti lain yang beliau berkelayakan.

Menurut Arahan Perbendaharaan (AP) 150, selepas akaun tahun berkenaan diaudit oleh Ketua Audit Negara, buku dan rekod kewangan serta perakaunan, hendaklah disimpan dengan cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang ditetapkan di Lampiran M iaitu di antara satu (1) hingga dua puluh (20) tahun. Sila rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007.

Tuntutan perjalanan pegawai awam hendaklah dikemukakan tidak lewat dari 10hb bulan berikutnya.

Penggunaan LPO untuk tujuan penginapan pegawai tidak dibenarkan kecuali setelah mendapat kelulusan khas dari Pegawai Kewangan Negeri.

Anggota tersebut adalah layak menuntut bayaran lebih masa atas kadar hari rehat mingguan kerana bayaran lebih masa dikira berdasarkan di mana terletaknya ibu pejabat pegawai berkenaan.

Kakitangan tersebut layak menuntut bayaran elaun lebih masa melebih dari 1/3 dari gaji pokoknya sekiranya mendapat kelulusan dari Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat atau wakilnya.

Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas rasmi di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan am kapal terbang atau kereta api layak menuntut Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakannya iaitu bersamaan dengan tambang kapal terbang atau kereta api, mengikut mana yang berkenaan dengan syarat dinyatakan di dalam baucar tuntutan yang ia telah menggunakan kenderaannya sendiri;

Seseorang pegawai yang menuntut Tambang Gantian tidak layak menuntut apa-apa tambang atau bayaran tambahan yang bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang/stesen kereta api dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/stesen kereta api ke tempat penginapan dan sebaliknya, bayaran Cukai Lapangan Terbang atau bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges).

Prinsip-prinsip perolehan kerajaan adalah seperti berikut:

1. Akauntabiliti awam (public accountability)
2. Diuruskan secara telus (transparent)
3. Nilai faedah yang terbaik (best value for money)
4. Saingan terbuka (open competition)
5. Adil dan saksama (fair dealing)

Undang-undang dan peraturan berkaitan dengan perolehan Kerajaan termasuklah:

1. Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972)
2. Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120)
3. Arahan Perbendaharaan
4. Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan
5. Pekeliling-pekeliling Kontrak Perbendaharaan
6. Surat-surat Arahan Perbendaharaan

Arahan-arahan Perbendaharaan berkaitan perolehan Kerajaan adalah Arahan Perbendaharaan (AP) 166 hingga 205 . Selain dari AP-AP tersebut, 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) hendaklah dirujuk.

1. Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan/barangan tempatan dan penggunaan sektor perkhidmatan tempatan;
2. Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi;
3. Menggalakan penglibatan usahawan Bumiputera; dan
4. Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan kerajaan bagi mencapai objektif nasional dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.

Semua agensi hendaklah mematuhi peraturan kewangan berkaitan kerana sebab-sebab tertentu, agensi hendaklah mendapatkan pengecualian daripada Kementerian Kewangan (perolehan Persekutuan) atau Pegawai Kewangan Negeri (perolehan Negeri) terlebih dahulu

Syarikat perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah bidang kod yang berkenaan bagi membolehkannya menyertai tender/sebut harga untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan. Bagi syarikat yang ingin menyertai tender/sebut harga yang melibatkan perolehan kerja, syarikat hendaklah berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) dan Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dengan gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan, Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan mempunyai Sijil Taraf Bumiputera (STB) jika berkaitan / Pusat Pendaftaran Kontraktor-kontraktor Kerja, Bekalan dan Perkhidmatan Negeri Sabah (PUKONSA) / Unit Pendaftaran Kontraktor dan Juruperunding (UPKJ) dalam gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan.

Dengan penguatkuasaan SSPK, sijil-sijil yang akan dikeluarkan oleh CIDB dan PKK adalah seperti berikut:

1. Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) oleh CIDB;
2. Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) oleh CIDB; dan
3. Sijil Taraf Bumiputera (STB) oleh PKK.

Gred dan had kewangan yang berkuat kuasa adalah seperti berikut:

GRED HAD KEWANGAN -KONTRAKTOR KERJA BANGUNAN / AWAM / MEKANIKAL

G1 - RM200,000 dan ke bawah

G2 - Melebihi RM200,000 hingga RM500,000

G3 - Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000

G4 - Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000

G5 - Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000

G6- Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000

G7 - Melebihi RM10,000,000

GRED HAD KEWANGAN -KONTRAKTOR KERJA ELEKTRIK

G1- Sehingga RM200,000

G2 - Sehingga RM500,000

G3 - Sehingga RM1,000,000

G4 - Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000

G5- Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000

G6 - Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000

G7- Melebihi RM10,000,000 dan keatas

Semua kerja di bawah RM200,000 hendaklah dikhaskan untuk kontraktor Bumiputera Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dengan gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) serta Sijil Taraf Bumiputera (STB) yang dikeluarkan oleh Pusat Khidmat Kontraktor (PKK). Pendaftaran kontraktor Gred G1 adalah dilakukan mengikut daerah dan oleh itu hanya kontraktor dalam daerah berkenaan sahaja boleh ditawarkan kerja di bawah RM200,000.

1. Perolehan melalui panjar wang runcit
2. Perolehan melalui kontrak pusat
3. Pembelian terus
4. Perolehan melalui sebut harga
5. Perolehan melalui tender (terbuka/terhad)

Had nilai perolehan melalui panjar wang runcit adalah tidak melebihi RM500.00 bagi satu resit pembelian. Perolehan melalui panjar wang runcit adalah untuk kegunaan segera.Tiada dokumen pembelian diperlukan (memadai dengan resit sahaja).

Boleh, Agensi lain boleh memperolehi bekalan barangan yang diperlukan dari kontrak kuantiti atau kontrak bermasa Kementerian/Jabatan yang telah mempunyai kontrak sebagai pengguna utama sesuatu barangan atau dari kontraktornya di atas syarat-syarat yang sama, dengan syarat:

1. kebenaran diperolehi daripada Kementerian/Jabatan berkaitan;
2. kelulusan Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri diperolehi terlebih dahulu; dan
3. kontrak tidak melibatkan tambahan siling kontrak atau kuantiti (baki yang belum diperolehi oleh Kementerian/jabatan sahaja boleh dibeli oleh agensi yang menumpang).

Had nilai pembelian terus adalah sehingga RM20,000 bagi setiap jenis item bekalan atau perkhidmatan. Pembelian terus boleh dibuat daripada mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

Pembelian terus sehingga RM20,000 boleh dilaksanakan bagi kebanyakan perolehan bekalan dan perkhidmatan. Walau bagaimanapun, jika terdapat Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) atau Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) atau Arahan Perbendaharaan tertentu yang menetapkan kaedah perolehan yang perlu dilaksanakan oleh Agensi atau pembelian dibuat melalui panel pembekal/pembekal tertentu, maka SPP/PKP/Arahan Perbendaharaan berkenaan hendaklah dipatuhi.Contohnya seperti perkhidmatan percetakan, pembekalan dan penyerahan buku-buku cetakan dan terbitan luar negara, tempahan tiket kapal terbang, pengangkutan barangan import dan sebagainya.

Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran bagi memastikan harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan. Pegawai hendaklah menentukan tawaran harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan setelah mengambil kira kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan termasuk kos penghantaran, tempoh waranti, khidmat selepas jualan dan sebagainya. Sehubungan itu, kajian pasaran hendaklah dibuat terlebih dahulu bagi mendapatkan sebut harga secara tidak rasmi daripada beberapa pembekal/syarikat sebelum perolehan dilaksanakan. Walau bagaimanapun, sebut harga tidak rasmi tersebut tidak perlu dibuka, dijadualkan atau dipilih oleh Jawatankuasa Sebut Harga.

Selaras dengan prinsip-prinsip perolehan Kerajaan, perolehan secara pembelian terus hendaklah tidak tertumpu kepada pembekal yang sama/tertentu dan semua pembekal hendaklah diberi peluang yang sama.

Setiap jenis item merujuk kepada pembelian terus bekalan/perkhidmatan sehingga RM20,000 setahun dari mana-mana pembekal tidak kira sama ada pembekal berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada pembekal bertaraf Bumiputera atau tidak. Maksud setiap jenis item boleh ditafsirkan berdasarkan kepada contoh-contoh berikut:

1. Pelbagai alat ganti yang boleh diperoleh daripada punca bekalan yang sama adalah satu jenis item.
2. Item pelbagai saiz hendaklah ditafsirkan sebagai satu jenis item. Contoh pembelian pelbagai saiz paku (1 inci atau 1 ½ inci), cermin, kasut dan bendera.
3. Set sofa yang merangkumi pelbagai jenis kerusi (sama ada kerusi 1 tempat duduk atau 3 tempat duduk) bersama meja, ditafsirkan kepada satu jenis item. Jika pembelian perabot terdiri daripada kerusi banquet dan set sofa, maka kerusi banquet dan set sofa boleh dianggap item yang berbezaWalau bagaimanapun, jika kedua-duanya boleh dibeli daripada pembekal yang sama, ianya boleh ditafsirkan sebagai satu jenis item (perabot).
4. Pembelian pelbagai toner ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada pembekal (satu punca) yang sama.
5. Pembelian alatulis (pen, pensel, pembaris, gunting, stapler, pemadam, gam dan sebagainya) ditafsirkan sebagai satu jenis item.
6. Pelbagai saiz kertas (A4, A3) dan kertas pelbagai warna adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item.
7. Komputer, printer, monitor, key board dan CPU adalah satu jenis item.
8. Pelbagai ubat adalah satu jenis item.
9. Bahan-bahan binaan seperti simen, kayu, papan, siling, paku adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item.
10. Pelbagai barangan elektrik seperti cerek, kipas angin, televisyen, radio, seterika, pengisar, peti sejuk adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada pembekal (kedai elektrik) yang sama.
11. Pembelian pelbagai jenis sayuran dan pelbagai jenis ikan juga adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada satu pembekal (pasar) yang sama.

Selaras dengan Kaedah Perolehan Kerajaan PK2, Agensi perlu mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan melalui kaedah kajian pasaran yang ditentukan Agensi .Agensi boleh membuat kajian pasaran mengikut kesesuaian seperti dalam bentuk sebut harga (quotation) tidak formal, window shopping, carian dari laman web, harga pembelian lampau dan lain-lain. Agensi boleh menentukan kaedah kajian pasaran yang paling sesuai dengan bekalan/perkhidmatan yang ingin diperolehi.

Agensi boleh membatalkan Pesanan Kerajaan yang telah dikeluarkan (dengan pemberitahuan secara bertulis) kepada syarikat ABC dan membeli daripada pembekal lain (mengikut tatacara perolehan yang ditetapkan.

Tempoh sah laku tawaran adalah seperti di Kaedah Perolehan Kerajaan PK 2 hendaklah tidak melebihi 90 hari. Walau bagaimanapun, sebut harga bagi nilai melebihi RM20,000 hingga RM50,000 hendaklah diputuskan secepat mungkin dan oleh itu Jabatan boleh menetapkan tempoh sah laku tawaran tidak melebihi 60 hari.

Bagi perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000, kontrak formal tidak perlu ditandatangani dan Pesanan Kerajaan/Pesanan Tempatan adalah memadai. Walau bagaimanapun, jika bekalan atau perkhidmatan adalah untuk sesuatu tempoh bermasa, kontrak formal perlu ditandatangani selaras dengan AP 176.1(c).

Had nilai pembelian terus bekalan dan perkhidmatan adalah sehingga RM20,000 bagi setiap jenis item setahun atau sesuatu kontrak. Walau bagaimanapun bagi pembelian terus, agensi perlu mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran bagi maksud kajian pasaran.

Syarikat akhbar adalah terhad. Oleh itu, iklan di akhbar boleh dibuat secara pembelian terus kerana Jabatan yang memilih syarikat akhbar untuk mengeluarkan iklan.

Cop Jabatan adalah alatulis tetapi cop Jabatan dipesan dari semasa ke semasa dan oleh itu boleh diasingkan daripada alatulis lain yang dibeli sekaligus. Jika nama Jabatan ditukar dan semua cop baru diperolehi, maka kaedah perolehan hendaklah ditetapkan mengikut nilai keseluruhan cop Jabatan tersebut.

Bagi item-item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel, sila rujuk Kepada PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan mengenai item dan kaedah perolehan.

Had nilai baru untuk kerja-kerja requisition adalah sehingga RM50,000 sahaja. Bagi kerja-kerja yang melebihi RM50,000 sebut harga hendaklah dipelawa. Sebarang kerja bangunan/awam di bawah RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor kerja yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) dan Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dalam Gred G1, dengan kategori dan pengkhususan yang berkaitan.

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga tidak diperlu dilantik. Penyebut Harga boleh mengemukakan dokumen sebut harga terus kepada Urus Setia melalui faks/surat/emel seperti yang ditetapkan oleh Agensi.

Memandangkan perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 perlu diperoleh dari kalangan syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, maka hanya syarikat yang berdaftar dalam kod bidang yang berkaitan sahaja boleh dipelawa.

Pelawaan/notis sebut harga boleh dihantar secara terus kepada pembekal/ kontraktor yang berdaftar melalui Lampiran Q. Pelawaan/notis tersebut hendaklah dihantar melalui pos berdaftar atau serahan tangan. Di samping itu, bagi agensi yang mempunyai laman web, notis sebut harga boleh disiarkan dalam laman web. Jika dihantar melalui serahan tanganbukti penghantaran dan penerimaan hendaklah disimpan. Satu daftar hendaklah diselenggarakan mengenai penghantaran sebut harga. Senarai syarikat yang dijemput dan syarikat yang mengemukakan tawaran hendaklah dijadikan lampiran pada kertas pertimbangan Jawatankuasa Sebut Harga. Agensi hendaklah menentukan bahawa cara yang sama digunakan bagi setiap urusan sebut harga. Salinan pelawaan sebut harga hendaklah juga dikirimkan kepada Dewan Perniagaan dan Perusahaan Melayu Malaysia (DPPM) di negeri masing-masing untuk membolehkan maklumat sebut harga disebarkan kepada ahli-ahlinya. Di samping mengedar notis sebut harga, notis pelawaan sebut harga juga hendaklah dipamer di papan kenyataan Kementerian/Jabatan sepanjang masa sehingga sebut harga ditutup. Sekiranya ada kontraktor/pembekal yang berminat, ia hendaklah dibenarkan mengambil bahagian.

Tempoh minimum pelawaan sebut harga adalah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut.

Agensi boleh meneruskan proses sebut harga tersebut kerana Agensi telah pun mematuhi syarat sah pelawaan sebut harga dengan mempelawa lima (5) syarikat. Tiga (3) syarikat yang mengemukakan tawaran tersebut perlulah diproses seperti biasa dan sekiranya melepasi Jawatankuasa Penilaian (harga & teknikal), mereka boleh disyorkan kepada Jawatankuasa Sebut Harga untuk diputuskan. Walau bagaimanapun Jawatankuasa Sebut Harga perlulah berpuas hati dengan penyertaan tiga (3) sahaja syarikat dalam sebut harga tersebut. Sehubungan itu Agensi adalah digalakkan untuk mempelawa lebih daripada lima (5) syarikat untuk mendapatkan lebih persaingan dan nilai faedah terbaik.

Bagi urusan perolehan, sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/ kontraktor hendaklah dipelawa bagi setiap urusan sebut harga.

Sebut harga yang diterima lewat selepas tarikh dan waktu tutup tidak boleh diterima/dibuka atau dipertimbangkan.

Tempoh sah laku sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa semula.

Tidak boleh, hanya kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 boleh dilanjutkan.

Tidak dinafikan dalam keadaan tertentu sebilangan tender tidak dimenangi oleh petender yang menawarkan harga yang terendah. Ini adalah kerana selain daripada faktor harga, beberapa kriteria lain juga diambil kira. Antaranya ialah tawaran yang dikemukakan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, keupayaan petender memenuhi obligasi kontrak, kedudukan kewangan, pengalaman dan sebagainya. Oleh yang demikian, petender yang menawarkan harga yang terendah tidak semestinya dipilih sekiranya tawarannya tidak memenuhi kriteria penilaian yang ditetapkan.

Tempoh minima notis tender tempatan adalah selama 21 hari, namun tempoh yang lebih panjang adalah digalakkan bagi tender-tender yang rumit seperti yang melibatkan sistem. Bagi tender yang sudah pun diiklankan, tarikh tutup tawaran tender bolehlah dilanjutkan dengan mengiklankan kembali tarikh tutup tender yang baru. Semua pretender yang telah membeli dokumen tender juga hendaklah dimaklumkan mengenai lanjutan tempoh tersebut. Untuk mengelakkan lanjutan tarikh di masa akan datang, perancangan diperlukan dan tempoh yang sesuai ditetapkan pada pelawaan asal.

Tempoh tersebut hendaklah dikira secara berturut-turut.

Secara prinsipnya, tawaran harga yang dibetulkan selepas tender ditutup tidak boleh diterima. Semua petender telah diberi masa yang mencukupi untuk mengemukakan tawaran masing-masing dan mereka sepatutnya lebih berhati-hati semasa mencatatkan sebarang harga dalam dokumen tawaran tender. Di samping itu, Jadual Harga telah ditandatangani oleh pegawai yang ditauliahkan dan adalah menjadi tanggungjawab beliau untuk mempastikan harga dicatatkan dengan betul. Selaras dengan prinsip dan peraturan perolehan Kerajaan, maka pembetulan tawaran harga daripada petender hendaklah ditolak dan pertimbangan tender hendaklah berasaskan tawaran harga tender yang asal.

Pentadbiran dan pengawasan kontrak memainkan peranan yang penting dalam perolehan Kerajaan bagi memastikan kontraktor memenuhi semua obligasinya di bawah kontrak yang ditandatangani. Adalah menjadi tanggungjawab setiap pegawai untuk memastikan kerajaan mendapat nilai dan faedah maksimum untuk bayaran yang akan dibuat oleh kerajaan. Ia termasuk memastikan kualiti barangan yang dibekalkan menepati spesifikasi dalam kontrak atau jika perkhidmatan yang diberikan, perkhidmatan tersebut mengikut spesifikasi/kekerapan dan mengikut mutu yang telah dipersetujui. Bagi perolehan kerja, ianya hendaklah meliputi skop kerja yang ditetapkan dan dipersetujui dalam tawaran/kontrak. Di samping itu, bekalan hendaklah dibekalkan dalam tempoh yang telah dipersetujui dan jika kerja, maka kerja hendaklah disiapkan dalam tempoh yang telah ditawarkan atau ditetapkan dalam kontrak. Jika kontraktor lewat membekal atau lewat menyiapkan kerja, maka tindakan hendaklah diambil untuk mengenakan denda/LAD di mana berkenaan.

Surat niat tidak mengikat Kerajaan kepada satu perjanjian kontrak dan tidak memberi implikasi bahawa satu kontrak telah wujud.

Surat Setuju Terima (SST) ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen tender, draf dokumen kontrak yang telah dikeluarkan terdahulu, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam Surat Niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. SST hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya setelah semua rundingan selesai dan persetujuan dicapai. Semua syarat dan perubahan yang telah dipersetujui dalam rundingan hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam SST. SST ialah dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen kontrak.

Syarat-syarat dan kadar bayaran pendahuluan kepada kontraktor kerja adalah seperti berikut:

1. Bayaran pendahuluan dibenarkan kepada kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja yang dipelawa secara tempatan dan juga kepada kontraktor kerja secara design & build dan turnkey; dan
2. Kadarnya adalah sehingga 25% daripada nilai kerja pembina builder's work) atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah bagi pendahuluan kepada kontraktor utama. Sehingga 20% daripada nilai pakej kerja atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah bagi pendahuluan kepada Sub Kontraktor Yang Dinamakan(Nominated Sub Contractor (NSC)).

Bayaran pendahuluan boleh dibayar dengan syarat:

1. Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan;
2. Bon pelaksanaan telah dikemukakan;
3. Polisi-polisi insurans seperti yang ditetapkan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan;
4. Kontraktor mengemukakan Jaminan Bank atau Jaminan Insurans atau Jaminan Syarikat Kewangan atau Jaminan Bank Islam atau Jaminan Takaful atau Jaminan Bank Pembangunan yang sama nilainya dengan jumlah pendahuluan; dan
5. Jaminan bagi kontraktor utama dan Sub kontraktor yang dinamakan hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang ditetapkan.

Syarat-syarat dan kadar bayaran pendahuluan kepada kontraktor bekalan dan perkhidmatan adalah seperti berikut:

Perolehan Bekalan

1. Bayaran pendahuluan boleh dibayar kepada kontraktor bekalan dan perkhidmatan dan kontraktor bertaraf pembuat tempatan;
2. Kadarnya adalah sehingga 25% daripada nilai keseluruhan kontrak atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah;
3. Kontraktor dikehendaki mengemukakan Jaminan Bank atau Jaminan Insurans atau Jaminan Syarikat Kewangan atau Jaminan Bank Islam atau Jaminan Takaful atau Jaminan Bank Pembangunan yang sama nilainya dengan jumlah pendahuluan; dan
4. Agensi hendaklah mendapatkan balik bayaran pendahuluan ini melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan. Tempoh pembayaran balik ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak. Bagi memastikan wang pendahuluan dikutip dengan teratur, satu Buku Daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan semua kutipan balik. 

Perolehan Perkhidmatan

1. Kadar wang pendahuluan adalah sehingga 15% daripada nilai keseluruhan kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah kepada pembekal perkhidmatan tempatan;
2. Kontraktor dikehendaki mengemukakan Jaminan Bank atau Jaminan Insurans atau Jaminan Syarikat Kewangan atau Jaminan Bank Islam atau Jaminan Takaful atau Jaminan Bank Pembangunan yang sama nilainya dengan jumlah pendahuluan; dan
3. Agensi hendaklah mendapatkan balik bayaran pendahuluan ini melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat perkhidmatan yang telah disempurnakan. Tempoh pembayaran balik ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak. Bagi memastikan wang pendahuluan dikutip dengan teratur, satu Buku Daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan semua kutipan balik. Bagi perolehan perkhidmatan perunding, perunding tidak layak diberi wang pendahuluan.

Pihak berkuasa untuk pelanjutan kontrak adalah Lembaga Perolehan yang telah menyetuju terima atau memutuskan tender asal atau Jawatankuasa Sebut Harga yang telah menyetuju terima atau memutuskan sebut harga asal.

Perubahan atau pelanjutan tempoh kontrak bekalan/perkhidmatan bagi perolehan Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat yang berikut:

1. Kontrak masih berkuat kuasa (kontrak yang sudah tamat tempoh tidak boleh dilanjutkan);
2. Tidak melibatkan perubahan kadar harga;
3. Pelanjutan tempoh diberi sekali sahaja dan tidak melebihi 2 tahun; dan
4. Tambahan kuantiti/nilai tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk  kepada maksimun RM7.5 juta dan dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal (jumlah terkumpul) tidak melebihi RM25 juta.

Lazimnya, pelanjutan masa bagi kontrak kerja tidak harus diberikan. Ini adalah kerana berkemungkinan tawaran oleh kontraktor tertentu dipilih kerana kontraktor berkenaan boleh menyiapkan projek lebih awal dan mungkin juga tawaran yang lebih tinggi dipilih dengan menggunakan alasan yang sama. Walau bagaimanapun, perlanjutan masa bagi menyiapkan sesuatu kerja boleh dibenarkan berpandukan kepada syarat-syarat kontrak. Pertimbangan biasanya boleh diberi berasaskan sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan oleh pihak kontraktor iaitu:

1. Force Majeure;
2. Kelewatan atau kerosakan yang disebabkan oleh mana mana perkara luar jangka yang disebut dalam kontrak;
3. Arahan yang diberi oleh Pegawai Penguasa yang mengakibatkan penangguhan projek;
4. Kelewatan yang disebabkan oleh Pegawai Penguasa berpunca dari arahan, lukisan, penamaan sub-kontraktor/pembekal yang diperuntukkan dalam kontrak atau kelewatan yang disebabkan oleh Kerajaan dalam melaksanakan kerja kemahiran yang tidak menjadi sebahagian daripada kontrak;
5. Kelambatan memberi milik tapak bina mengikut kontrak;
6. Apa-apa tindakan yang berpunca dari penyatuan pekerja-pekerja setempat atau mogok atau tutup pintu; dan
7. Kontraktor tidak berupaya kerana sebab-sebab yang tidak dapat dikawal dan diramalkan olehnya dengan munasabah.

Pelanjutan tempoh penghantaran bekalan boleh dibenarkan oleh pentadbir kontrak dan tidak perlu mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus sebut harga atau tender asal. Hanya pelanjutan tempoh kontrak yang perlu mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus sebut harga atau tender asal.

Tempoh tanggungan kecacatan adalah satu tempoh di mana kontraktor perlu memperbaiki apa-apa kecacatan yang dikenal pasti oleh pegawai penyelia selepas sesuatu kerja diperakukan siap. Semua perbelanjaan membaiki kecatatan hendaklah ditanggung oleh kontraktor dan tiada sebarang kos tambahan dikenakan kepada Kerajaan.

Tempoh tanggungan kecacatan bagi kontrak kerja adalah seperti yang berikut:

1. Bagi kontrak kerja yang bernilai di antara RM10,000 hinggaRM100,000, enam(6) bulan dari tarikh kerja diperakukan siap; dan
2. Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM100,000 sekurang-kurangnya dua belas (12) bulan dari tarikh diperakukan siap. Bagi kerja-kerja elektrikal dan mekanikal tempoh waranti ke atas alat-alat dan logi-logi adalah dua belas (12) bulan tetapi dalam kes-kes tertentu oleh kerana kerumitan kerja, tempoh tanggungan kecacatan yang lebih lama daripada dua belas (12) bulan boleh dikenakan.

Dalam tempoh tersebut, kontraktor kerja hendaklah memperbaiki apa-apa kecacatan ke atas kerja yang telah disiapkan. Sekiranya kontraktor gagal berbuat demikian, perbelanjaan yang dikenakan untuk memperbaiki apa-apa kecacatan hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.

Bon Pelaksanaan ialah suatu bentuk jaminan yang perlu dikemukakan oleh kontraktor yang mendapat kontrak daripada Kerajaan, yang boleh dipegang oleh Kerajaan bagi melindungi kepentingannya dan memastikan kontraktor melaksanakan semua obligasi di bawah sesuatu kontrak.

Bon pelaksanaan diperlukan untuk kontrak bernilai melebihi RM200,000.00 sahaja.

Kontrak yang bernilai kurang daripada RM200,000 tidak dikenakan syarat Bon Pelaksanaan. Jika kontraktor/syarikat gagal melaksanakan obligasinya di bawah kontrak, laporan perlu dibuat kepada Kementerian Kewangan / CIDB untuk tindakan tatatertib.

Pembekal hendaklah diberi surat peringatan dan jika perkhidmatan masih tidak memuaskan surat amaran dikeluarkan. Jika tiada kemajuan juga, kontrak hendaklah ditamatkan. Laporan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk tindakan selanjutnya.

Bon pelaksanaan boleh diberi dalam bentuk seperti berikut:

1. Jaminan Bank yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau
2. Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat insurans yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia; atau
3. Jaminan Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau
4. Jaminan Bank yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau
5. Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh pengendali takaful yang berdaftar di bawah Akta Takaful 984 yang beroperasi di Malaysia; atau
6. Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan & Infrastruktu Malaysia Berhad (BPIMB); atau (g) Wang Jaminan Pelaksanaan (untuk kerja sahaja).

Sebelum menamatkan kontrak, peluang yang munasabah hendaklah diberikan kepada kontraktor yang gagal memenuhi obligasi kontrak. Ini termasuk mengadakan perjumpaan, memberi peringatan bertulis, amaran yang cukup dan mengeluarkan surat tunjuk sebab (show cause letter). Jika kontraktor tidak menjawab atau memberikan penjelasan yang tidak munasabah,maka tindakan menamatkan kontrak boleh diambil. Bagi membolehkan Kerajaan menamatkan kontrak, klausa penamatan kontrak hendaklah dimasukkan dalam semua kontrak supaya Kerajaan tidak berada dalam situasi yang menyulitkan bila pembekal atau kontraktor gagal memenuhi obligasi. Jika perlu, penamatan kontrak hendaklah dirujuk kepada Penasihat Undang-Undang Kementerian supaya urusan penamatan teratur dan untuk mengelakkan sebarang tindakan sivil terhadap Kerajaan.

Pihak berkuasa bagi pendaftaran pembekal untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan adalah Kementerian Kewangan, manakala pihak berkuasa bagi pendaftaran kontraktor kerja adalah Pusat Khidmat Kontraktor dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Perkara ini telah dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan (AP) 184. AP 166.2(ix) dan Kaedah Perolehan Kerajaan PK 8 yang memperuntukan jenis tindakan yang boleh diambil ke atas pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Oleh yang demikian, pihak yang boleh mengenakan tindakan tatatertib termasuk menyenarai hitamkan pembekal/kontraktor adalah Kementerian Kewangan atau PKK/CIDB. Pihak Kementerian/Agensi tidak boleh mengambil tindakan tatatertib terhadap pembekal atau kontraktor yang gagal menyempurnakan kerja. Kementerian/Agensi perlu melaporkan apa-apa kegagalan pembekal/kontraktor kepada Kementerian Kewangan/PKK/CIDB untuk tindakan seterusnya. Sila rujuk PK 8.

Bagi apa-apa perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja Kementerian/Agensi boleh mengambil tindakan mengikut syarat-syarat kontrak jika pembekal atau kontraktor tidak memenuhi obligasi-obligasinya di bawah sesuatu kontrak. Sebagai contoh pembekal yang lewat menghantar bekalan boleh dikenakan denda dan kontraktor yang lewat menyiapkan kerja boleh dikenakan ganti rugi Liquidated & Ascertained Damages (LAD) yang ditentukan dan ditetapkan. Kementerian/Agensi juga boleh mengambil tindakan menamatkan kontrak dan merampas bon pelaksanaan. Tindakan-tindakan ini boleh dilaksanakan oleh Kementerian/Agensi sebagai Pentadbir Kontrak bagi kontrak-kontrak yang diikat oleh Kementerian/Agensi dengan pembekal /kontraktor.

Dalam pelawaan sesuatu tender/sebut harga, Kementerian/agensi boleh memaklumkan petender/penyebut harga secara umum mengenai jenis-jenis kesalahan dan hukuman yang boleh diambil terhadap petender/penyebut harga tetapi pihak berkuasa untuk mengambil tindakan dan mengenakan hukuman masih pihak berkuasa pendaftaran iaitu Kementerian Kewangan (bekalan dan perkhidmatan) atau PKK/CIDB (kerja).

Beberapa bentuk tindakan boleh diambil, antaranya adalah berdasarkan peruntukan yang terkandung dalam perjanjian kontrak dengan kontraktor/pembekal dengan Kerajaan. Tindakan yang biasa diambil termasuklah mengenakan denda/LAD dan menamatkan kontrak. Di samping itu, Agensi boleh melaporkan ke Bahagian Perolehan Kerajaan (BPK), Kementerian Kewangan dan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) tentang perkara tersebut. Dalam hal ini, BPK/PKK boleh mengambil beberapa tindakan seperti mengeluarkan surat amaran, menggantung pendaftaran, membatal pendaftaran dan menyenaraihitamkan ahli lembaga pengarah.

LAD bermaksud satu denda/ganti rugi yang dikenakan kepada kontraktor/pembekal yang gagal memenuhi sesuatu obligasi kontrak yang telah ditetapkan dalam kontrak. Di antara kegagalan memenuhi obligasi kontrak yang boleh dikenakan tindakan LAD adalah seperti berikut:

1. Kelewatan menyiapkan projek yang tidak mengikut jadual yang ditetapkan dalam kontrak berkenaan; dan
2. Kelewatan membekal/gagal membekal atau mutu barang yang dibekalkan tidak mengikut spesifikasi dalam kontrak.

Agensi hanya perlu menulis surat dengan butir-butir perkiraan denda dan meminta kontraktor bayaran dalam tempoh yang dinyatakan dalam klausa kontrak. Jika kontraktor gagal membayarnya, denda hendaklah dituntut dari bayaran kemajuan atau sebarang baki bayaran yang kontraktor berhak menerima. Sekiranya ini tidak dapat dilakukan, tuntutan hendaklah dibuat daripada bon pelaksanaan. Klausa mengenai denda dan cara Kerajaan boleh memperolehinya hendaklah dimasukkan dalam dokumen kontrak.

Tuntutan sivil hendaklah diambil jika semua tindakan lain tidak berhasil.

Semua agensi adalah bertanggungjawab untuk mentadbir / mengurus kontrak masing - masing dan juga mengenakan denda bagi kontrak yang diuruskan olehnya. Walau bagaimanapun, agensi Kerajaan hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan / Pusat Khidmat Kontraktor mengenai apa-apa denda/LAD yang dituntut dan diterima daripada pembekal /kontraktor.

Rujuk klausa dalam kontrak. Agensi boleh menolak bekalan yang dihantar. Pembekal juga boleh diminta untuk menggantikan bekalan. Jika pembekal gagal menggantikan bekalan yang ditolak, potongan bayaran boleh dibuat. Sekiranya agensi terpaksa membeli daripada punca luar, perbezaan harga boleh dituntut daripada pembekal. Dalam keadaan di mana bekalan sudah digunakan dan tidak boleh dipulangkan semula, bayaran boleh dikurangkan berdasarkan penilaian.

Dalam kontrak sepatutnya ada klausa yang menyatakan dengan jelas bahawa kontraktor tidak boleh sub-kontrak sebahagain atau mana-mana bahagian atau keseluruhan kontrak kepada mana-mana pihak tanpa kelulusan Kerajaan terlebih dahulu. Jika terdapat bukti bahawa sebahagian atau mana-mana bahagian atau keseluruhan kontrak telah disub-kontrakkan,tindakan boleh diambil untuk menamatkan kontrak serta merampas bon pelaksanaan. Justeru, agensi perlu memantau kontrak dan memastikan sub-kontrak tidak berlaku sepanjang tempoh kontrak.

Sila rujuk Lampiran : Penemuan Audit dan Tindakan

Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan Aset yang diterima tanpa penempatan hendaklah didaftarkan di dalam KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Ruangan penempatan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Aset. Apabila aset tersebut telah ditentukan penempatan sebenarnya, maka perubahan penempatan pada KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 hendaklah dikemas kini.

Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh Kementerian/ Jabatan/ PTJ bagi tujuan rekod.

Pegawai Aset tidak boleh menandatangani KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di ruangan tersebut.

KEW.PA-7 hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset dalam dua (2) salinan. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di lokasi. KEW.PA-7 hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai penempatan.

Pegawai Pemeriksa Aset hendaklah dilantik oleh Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK). Pegawai Pemeriksa yang dilantik hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas. Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun dan dilantik di atas nama jawatan.

Pemeriksaan secara terperinci ke atas semua aset alih Kerajaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

Merujuk Warta Kerajaan bertarikh 19 Julai 2018 YAB Ketua Menteri Melaka mewakilkan kuasa di bawah seksyen 17 Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] kepada pegawai-pegawai berikut untuk kuasa melupuskan aset yang rosak, usang, tidak ekonomik dibaiki, tidak boleh diservis atau tidak diperlukan lagi keupayaan Negeri dan diamanahkan kepada Jabatan Negeri tertakluk kepada had dan nilai seperti berikut:

 a) Melupus Aset Kerajaan

          Pegawai Kewangan Negeri

• Nilai asal perolehan aset melebihi lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) hingga tidak lebih daripada dua ratus ribu ringgit (RM200,000.00) bagi  tiap-tiap satu barang dan melebihi lima ratus ribu ringgit (RM500,000.00) hingga tidak lebih daripada satu juta ringgit (RM1,000,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

          Pegawai Pegawai/Ketua Jabatan

• Nilai asal perolehan aset tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih daripada lima ratus ringgit (RM500,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

 b) Menghapus Kira Kehilangan Aset Kerajaan

          Pegawai Kewangan Negeri

• Nilai asal perolehan aset melebihi lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) hingga tidak lebih daripada dua ratus ribu ringgit (RM200,000.00) bagi tiap-tiap satu barang dan melebihi lima ratus ribu ringgit (RM500,000.00) hingga tidak lebih daripada satu juta ringgit (RM1,000,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua jenis aset termasuk kehilangan akibat kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

          Pegawai Pegawai/Ketua Jabatan

• Nilai asal perolehan aset tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih daripada lima ratus ribu ringgit (RM500,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua jenis aset kecuali kehilangan akibat kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

 c) Manakala bagi nilai perolehan asal keseluruhan aset melebihi RM1.0 juta milik Negeri kuasa melulus adalah YAB Ketua Menteri Melaka.

Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) hendaklah dilantik oleh Ketua Setiausaha / Ketua Pengarah / Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan.

1. Menyediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-23.
2. Surat Akuan Penerimaan bagi aset yang dilupuskan.

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.

Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Perlanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh yang tidak melebihi satu (1) bulan.

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-33 bagi kehilangan aset yang telah berlaku di jabatan di bawah kawalannya. Bagi kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat.

Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada:-

1. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/ unit yang sama;
2. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan Ketuanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred yang bersesuaian; dan
3. Mempunyai pengalaman dalam pengurusan aset atau pengurusan kewangan jika perlu.

1. Paras stok dikira berdasarkan kadar penggunaan bulanan dengan mengambil rekod purata pengeluaran setahun bagi tahun sebelumnya. Paras stok yang perlu disimpan bagi satu-satu masa adalah seperti berikut:-
   • Kuantiti Stok maksimum - 1 bulan penggunaan
   • Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan
   • Kuantiti Stok Minimum - 3 bulan penggunaan
2. Contoh pengiraan paras stok bagi Pen Dakwat Hitam bagi tahun 2014 adalah seperti berikut:-
   • Penggunaan tahun 2014: 120 batang
   • Pengiraan Paras Stok : 120 batang ÷12 bulan = 10 batang/bulan
   • Paras Stok Maksimum = 10 x 3= 30
   • Angka Menokok Stok = 10x 2=20
   • Paras Stok Minimum = 10x1 =10

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang Bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang diterima. Bagi barang-barang teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.

1. Borang Laporan Terimaan Barang-Barang KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi.
2. (b) KEW.PS-2 hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama hendaklah dikemukakan kepada pembekal atau agen penghantaran mengikut mana yang berkenaan dengan serta merta.

Kedudukan stok hendaklah dikemas kini di KEW.PS-9 dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemas kini. Contoh: stok yang tarikh luputnya dalam bulan Julai 2009 hendaklah dikemas kini dalam minggu pertama bulan Januari 2009.

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Pelulus atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan.

Pemeriksaan Stok tidak perlu dilaksanakan di Stor Unit. Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama.

Ketua Setiausaha atau Ketua Pengarah atau Pengerusi JKPAK adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor.

Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada:-

1. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai;
2. Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi;
3. Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor; dan
4. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Pelaksana Gred 17 ke atas atau yang setaraf.

1. Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat baki fizikal atau rekod tidak bertepatan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17.
2. Stok yang disenaraikan pada KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
3. Setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan, Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok di ruangan Terima bagi stok lebih atau di ruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.

Permohonan pelupusan stok hendaklah menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok KEW.PS-19 disediakan oleh Pegawai Stor.

• Pertambahan beban kerja pemantauan baki tahun terdahulu.
• Perancangan tahun semasa akan terjejas atau berkurangan akibat pembayaran AP58 (a) kerana tanggungan tahun sebelumnya dibenar pada tahun semasa.

Maklumat yang diperlukan semasa permohonan AP58(a) ialah :

• Kod Vot, kod Jabatan, kod PTJ, Kod program/aktiviti
• Kod objek sebagai
• Baki peruntukan tahun perbelanjaan dan tahun semasa
• Amaun yang terlibat
• Sebab-sebab kelewatan
• Pinjaman yang bertanggungjawab di atas kelewatan
• Pengesahan ke Jabatan/PTJ
• Salinan bil, invois atau lain-lain dokumen
• Salinan surat atau dokumen sebagai bukti
• Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab atas kelewatan bayaran
• Dokumen-dokumen lain yang difikirkan ada kaitan

• Dua salinan Ap 58 (a) selesai semua butiran maklumat yang diperlukan.
• Salinan dokumen-dokumen sokongan yang berkaitan.

Daftar bil hendaklah diselenggara menurut Arahan Perbendaharaan 103. Bil dan tuntutan yang diterima hendaklah dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna.

Ketua jabatan atau Ketua pejabat atau wakilnya yang diberi kuasa hendaklah memeriksa daftar ini sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan dengan menandatangan ringkas.

Buku Tunai Cerakinan, Kew. 38, Kew. 68, Kew. 243 , Penyata Pemungut dan dokumen-dokumen sokongan yang digunakan.

Mengikut Arahan Perbendaharaan 145 yang memperuntukkan supaya buku tunai dan dokumen-dokumen sokongannya hendaklah dikemukakan kepada Bendahari Negeri dalam tempoh 10 hari selepas akhir  tiap-tiap satu bulan.  Sekiranya tiada apa-apa hasil yang dipungut bagi bulan yang berkenaan, maka dokumen – dokumen berikut hendaklah dihantar untuk makluman dalam tempoh masa yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan 145:

1. Buku tunai ” TIADA “
2. Kew 253
3. Kew 68

Hasil yang dikutip sepatutnya dibankkan ke dalam bank pada hari yang sama selepas hasil diterima, pekara ini telah dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 78- dimana semua pemungut hasil hendaklah memasukkan pungutan pada hari tersebut, jika pungutan lewat diterima hendaklah dimasukkan pada keesokkan harinya.

Mengikut Arahan Perbendaharaan 69 dan 70 menjelaskan pegawai yang layak untuk menerima wang kutipan hasil dan pegawai yang layak untuk menandatangani resit.  Pegawai yang menerima wang kutipan dan pegawai yang menandatangani resit adalah pegawai yang berlainan.

Dokumen – dokumen berikut hendaklah dikemukakan:

• Borang Permohonan Capaian SPEKS – SPEKS01

(Lengkap ditandatangani oleh pemohon dan Pengesahan tandatangan Ketua Jabatan)

• Salinan Kad Pengenalan pemohon
• Kuasa AP101/ Kuasa Pemungut/ Kuasa Menguruskan PWR

Skop naziran SPEKS adalah untuk menjalankan naziran sekurang-kurangnya sekali setahun ke atas Pusat Tanggungjawab (PTJ) SPEKS

Naziran dilakukan dengan membuat semakan ke atas dokumen kewangan, lawatan ke tempat kerja dan temuramah dengan pegawai dan kakitangan PTJ yang terlibat.

Setelah laporan naziran diterima oleh PTJ, PTJ diberi masa 30 hari dari tarikh laporan naziran untuk mengemukanan maklum balas

Ya, PTJ masih perlu mengemukakan maklum balas dengan menghantar Ulasan Ketua Jabatan lengkap ditandatangan beserta cap jawatan.

Pusat Tanggungjawab perlu memohon kelulusan AP58 daripada Perbendaharaan Negeri Melaka. Sekiranya bil tertunggak melebihi setahun, Kelulusan Pegawai Kewangan Negeri Melaka diperlukan sebelum dikemukakan sijil AP58(a) ke Perbendaharaan Negeri Melaka. Selepas mendapat kelulusan Perbendaharaan Negeri Melaka, sila sediakan baucar bayaran menggunakan modul Invois Tanpa Pesanan Tempatan. Tanda AP58 serta catatkan nombor. rujukan dan tarikh surat kelulusan tersebut pada bahagian catatan senarai semak

Mengikut Arahan Perbendaharaan 143 (b), Pegawai Pengawal atau jabatan hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari Bendahari Negeri dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun untuk dikemukakan kepada Bendahari Negeri pada tiap-tiap bulan.

Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Penyesuaian hendaklah dikemukakan kepada Bendahari Negeri dalam tempoh 14 hari dari tarikh penutupan akaun bulanan.