PENGENALAN EKSA

 

Struktur EKSA

Jawatankuasa Pemandu Kualiti JKPNM

Jawatankuasa Pemandu EKSA Jabatan Kewangan dan Perbendaharan Negeri Melaka terdiri daripada Pegawai Kewangan Negeri sebagai Penaung, Timbalan Pegawai Kewangan Negeri dan Bendahari Negeri masing-masing sebagai Pengerusi 1 dan Pengerusi 2, serta Ketua-Ketua Zon yang bertanggungjawab dalam merangka dasar pelaksanaan EKSA. Semua pihak yang terlibat ini sentiasa menilai cadangan-cadangan penambahbaikan yang dikemukakan oleh setiap zon EKSA. Jawatankuasa ini dibantu oleh seorang penyelaras, setiausaha dan 3 lagi jawatankuasa kecil iaitu Jawatankuasa Kecil Latihan, Jawatankuasa Kecil Audit dan Jawatankuasa Kecil Promosi. Setiap jawatankuasa ini diketuai oleh seorang pegawai/kakitangan untuk memudahkan urusan pemantauan. 

 

 

Apa Itu EKSA?

EKSA adalah singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).

Ia diterajui oleh pihak MAMPU (Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia), dan ia merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan EKSA Sektor Awam (2010), dan bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat dan melahirkan idea dan aktiviti kerativiti dan inovasi.

Proses Amalan EKSA

S1. SEIRI (SISIH) - Menyisih barang-barang yang tidak perlu dan membuangkannya.
Kaedah Menyisih:

BAHAN/BARANG SISIHKAN TINDAKAN
Kenalpasti bahan/barang yang tidak diperlukan di tempat kerja Senang dibuang Buang
  Ada nilai Cari Pembeli dan jual
  Kos pembuangan tinggi Cari jalan untuk jimatkan kos

S2. SEITON (SUSUN) - Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil untuk digunakan.
Kaedah Menyusun:

BAHAN/BARANG SISIHKAN TINDAKAN
Bahan/barang diperlukan sahaja berada di tempat kerja Bahan selalu diguna Mesti letakkan dekat kawasan kerja utama
  Bahan kadangkala digunakan Diletakkan jauh sedikit
  Bahan jarang digunakan Disimpan dalam stor dengantanda yang jelas

S3. SEISO (SAPU) - Membersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, meja, mesin dan perkakasan.
Kaedah Menyapu:

BAHAN/BARANG TINDAKAN
Lantai & Mesin 5 Minit sehari
Peralatan 30 minit seminggu
Perkakasan Sekali dalam 1 bulan
Dinding & Siling Sekali dalam 6 bulan
Persekitaran Sekali dalam 1 tahun (Gotong-Royong)

S4. SEIKETSU (SERAGAM) - Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi setiap masa.
Kaedah Seragam:

PIAWAIAN / PERATURAN TINDAKAN
Mewujudkan piawaian atau penjagaan pada tempat, mesin, perkakasan dan peralatan yang digunakan oleh pekerja Pastikan peraturan atau piawaian ini mudah dilihat dan senang difahami
  Lekatkan pada lokasi yang mudah dibaca
  Patuh pada piawaian tersebut

S5. SHITSUKE (SENTIASA AMAL) - Melatih para pekerja mematuhi peraturan / piawaian yang telah dibuat supaya penjagaan kebersihan bertambah baik dan menjadi budaya.
Kaedah Sentiasa Amal:

SENTIASA AMAL TINDAKAN
Semua piawaian telah diwujudkan Memahami piawai
  Mematuhi
  Menjadikan ia budaya kerja
  Perlu susulan

 

Kunci Kejayaan Amalan EKSA

Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan

Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan EKSA selain mampu memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan EKSA dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh anggotanya.

Membentuk Prasarana Yang Berkesan

Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan 5S dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan EKSA dan terma rujukan yang jelas.

Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan

Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan EKSA di organisasi kepada anggota lain. Untuk itu, beberapa kaedah boleh digunakan misalnya:

  • Melalui mesyuarat.
  • Menggunakan internet dan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi.
  • Informasi di papan kenyataan.
  • Poster dan risalah.
  • Surat berita dalaman (Newsletter).

Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan EKSA

Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan EKSA dan anggota lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas Amalan EKSA kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan EKSA.

Projek Perintis Amalan EKSA – Model EKSA

Mulakan dengan projek perintis Amalan EKSA. Pilih kawasan yang kebanyakan anggotanya menunjukkan simptom kurang bermotivasi untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila Amalan EKSA dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan Amalan EKSA yang lebih menyeluruh dalam organisasi. Hasil dari pelaksanaan projek perintis EKSA, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklum balas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis Amalan EKSA berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan Amalan EKSA organisasi.

Penandaarasan Amalan Terbaik

Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan EKSA untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan anggota yang lain.

Pelan Pelaksanaan Amalan EKSA – Kitaran P-D-C-A

Sediakan pelan pelaksanaan Amalan EKSA yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan EKSA, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan EKSA di organisasi lebih berkesan.

Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

Audit Dalaman Amalan EKSA dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan EKSA. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.


back to top