Soalan Lazim

Pinjaman Kenderaan

1. Apakah dokumen-dokumen Yang Perlu Dikemukakan Untuk Permohonan pinjaman kenderaaan?

Dokumen-dokumen Yang Perlu Dikemukakan Untuk Permohonan pinjaman kenderaaan ialah :-

Surat sokongan menggunakan Letter Head Jabatan
Salinan kad pengenalan yang diakui sah
Salinan lesen memandu yang diakui sah
Salinan slip gaji terkini yang diakui sah
Sebut harga daripada pembekal atau Sijil Nilaian daripada JKR (bagi kereta terpakai)
  Senarai tugas

2. Apakah kelayakan pegawai bagi membolehkan membuat pinjaman kenderaan?

Kelayakan / Peraturan / Syarat :-

Jumlah potongan bulanan untuk pembelian kenderaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun.
Kadar faedah yang dikenakan adalah sebanyak 4% setahun.
Skim pembiayaan ini ditawarkan kepada semua anggota Perkhidmatan Awam yang bertaraf tetap atau yang berkhidmat secara kontrak dan dibenarkan membuat pinjaman kenderaan setiap lima tahun sekali dengan syarat pembiayaan terdahulu telah selesai. Bagi pegawai yang dalam tempoh percubaan atau berkhidmat secara kontrak dikehendaki menyediakan dua orang penjamin yang telah disahkan dalam perkhidmatan.
Pendapatan minimum untuk permohonan pinjamanmembeli kereta adalah sebanyak RM1,320.00 sebulan (kelulusan khas perlu diperolehi bagi gaji kurang daripada RM1,320).
Surat perjanjian pembiayaan kenderaan adalah dikehendaki disetem secukupnya berdasarkan kepada amaun pembiayaan Kerajaan di mana bagi setiap RM500.00 atau sebahagian darinya RM2.50.
Bagi pembelian kenderaan terpakai hendaklah dinilai dan dikeluarkan sijil nilaian kenderaan oleh Jurutera Kerja Raya Mekanikal.
Seseorang anggota yang mendapat pembiayaan membeli kenderaan hendaklah menyerahkan resit / invois bagi kenderaan yang dibelinya kepada pegawai yang meluluskan permohonannya dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima beserta nota takaful (cover note) atau sijil takaful kenderaan (komprehensif) dan buku pendaftaran kenderaan yang telah dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan".
Jumlah pembiayaan tidak boleh melebihi harga bersih kenderaan dan tidak boleh dimasukkan bayaran cukai jalan raya, bayaran sumbangan takaful dan lain-lain bayaran tambahan yang berkenaan kepada kenderaan tersebut.
Harga bersih kenderaan ialah harga kenderaan yang dilulus oleh Kerajaan dicampur dengan cukai eksais, cukai jualan hawa dingin, getah pelapik lantai dan penahan lumpur.
Selagi pembiayaan belum lagi selesai sepenuhnya :-
  1) Pegawai hendaklah menyertai takaful kenderaan (komprehensif). Jumlah yang diperlindungkan yang diambil pada tiap-tiap tahun hendaklah tidak kurang       dari baki pembiayaan yang belum diselesaikan.
  2) Pegawai tidak boleh menjual, memindah hak milik atau menggadaikan kenderaan tersebut tanpa kebenaran khas dari Perbendaharaan.

3. Apakah tempoh maksima bagi bayaran balik pinjaman kenderaan?

Tempoh-tempoh maksima bayaran balik bagi pinjaman kenderaan adalah seperti berikut:-

Kereta baru tidak melebihi 96 bulan
Kereta terpakai tidak melebihi 84 bulan
Motorsikal baru tidak melebihi 72 bulan
Motorsikal terpakai tidak melebihi 48 bulan
Motobot tidak melebihi 48 bulan
Enjin motobot tidak melebihi 48 bulan
Bot tidak melebihi 24 bulan
Basikal tidak melebihi 20 bulan

4. Berapakah had pinjaman yang layak dipinjam bagi pinjaman kenderaan?

Jenis KenderaanHad Pinjaman RM 
i. Membeli Kereta  
Jawatan-jawatan Utama dan Jawatan-jawatan Gred Khas 60,000
Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Gred 41-54) 55,000
Kumpulan Sokongan (Kelulusan khas bagi gaji RM1,320 ke bawah) 45,000
ii. Membeli Motorsikal 5,000
iii. Membeli Motobot 4,000
iv. Membeli Enjin Motobot 3,500
v. Membeli Bot 700
vi. Membeli Basikal 500

Pinjaman Komputer

1. Apakah dokumen yang perlu dikemukan untuk membuat pinjaman komputer?

Dokumen-dokumen Yang Perlu Dikemukakan Untuk Permohonan:-

  Surat sokongan menggunakan Letter Head Jabatan
Salinan kad pengenalan yang diakui sah
Salinan slip gaji terkini yang diakui sah
Sebut harga tidak termasuk printer
Senarai tugas

2. Apakah kelayakan pegawai bagi membolehkan membuat pinjaman komputer?

Kelayakan / Peraturan / Syarat:-

Amaun pembiayaan maksimum adalah sebanyak RM5,000.00 dan akan dikira kepada angka ratusan yang terdekat
  Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun
Kadar faedah yang dikenakan adalah sebanyak 4% setahun
    Skim pembiayaan ini ditawarkan kepada semua anggota Perkhidmatan Awam yang bertaraf tetap dan dibenarkan membuat pinjaman komputer setiap lima tahun sekali dengan syarat pembiayaan terdahulu telah selesai. Bagi pegawai yang dalam tempoh percubaan dikehendaki menyediakan dua orang penjamin yang telah disahkan dalam perkhidmatan
Tempoh bayaran balik adalah tidak melebihi 48 bulan
   Surat perjanjian pembiayaan komputer adalah dikehendaki disetem secukupnya berdasarkan kepada amaun pembiayaan Kerajaan di mana bagi setiap RM500.00 atau sebahagian darinya RM2.50
  Seseorang anggota yang mendapat pembiayaan membeli komputer hendaklah menyerahkan resit / invois bagi komputer yang dibelinya kepada pegawai yang meluluskan permohonannya dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima

Akaun

1. Apakah dokumen sokongan yang diperlukan untuk penggantian cek/eft?

Dokumen sokongan yang diperlukan untuk pengantian cek adalah seperti berikut :

  Bagi kesilapan ejaan nama dan no kad pengenalan, surat jabatan, surat pemohon dan salinan kad pengenalan diperlukan
Bagi pertukaran nama syarikat, salinan surat SSM (Suruhanjaya Syarikat Malaysia) Borang A iaitu pemilikan syarikat
Bagi penama yang telah meninggal dunia, salinan surat Ideminity Bond
Bagi kesilapan no. akaun, penyata bank bagi tahun semasa dan akaun aktif diperlukan
Patikan dokumen sokongan diakui sah oleh pegawai

2. Apakah yang perlu dilakukan jika cek tersebut hilang?

Maklum segera kepada Perbendaharaan Negeri. Perbendaharaan Negeri perlu membuat "Stop Payment" kepada bank untuk mengesahkan cek tersebut belum ditunaikan sebelum proses batal dan ganti cek.

3. Apakah yang perlu dilakukan sekiranya menerima cek dari Perbendaharaan Negeri di mana terdapat kesilapan seperti salah nama, akaun bank atau kad pengenalan?

Kemukakan surat dan cek tersebut dengan menyatakan kesilapan bersama dokumen sokongan seperti salinan buku bank, penyata bank atau kad pengenalan melalui jabatan berkaitan untuk dikemukakan ke Perbendaharaan Negeri bagi tindakan penggantian.

4.Bank apa yang boleh menggunakan perkhidmatan EFT?

Semua Bank yang ada perkhidmatan MEPS. Hanya terdapat 5 bank yang masih tidak boleh menggunakan perkhidmatan EFT iaitu CIMB Islamic, Public Bank Islamic, Alliance Islamic, Bank Pertanian @ Agrobank dan Al Rajhi Bank.

5. Berapa lamakah jangka masa yang diperlukan untuk transaksi ke akaun penerima?

Bagi pemegang akaun Maybank, transaksi debit ke akaun penerima akan berlaku serta merta iaitu pada hari EFT itu diproses masuk ke sistem Maybank oleh Perbendaharaan Negeri Melaka. Manakala bagi pemegang bank lain ianya mengambil masa 3 hari selepas bayaran dihantar ke bank.

6. Berapa lamakah proses ganti cek?

Prosedur pengantian cek adalah selama 5 hari waktu bekerja dari tarikh dokumen sokongan yang lengkap diterima.

7. Kenapa baki Flimsi bulanan tidak sama dengan baki yang ada pada buku vot jabatan?

Baki flimsi bulanan tidak sama dengan baki yang ada di buku vot jabatan kerana terdapat urusniaga yang belum diambilkira di peringkat Pejabat Perakaunan tetapi telah diambilkira di buku vot jabatan. Oleh itu, jabatan hendaklah menyemak buku vot setiap hari dan juga menjadi tanggungjawab jabatan untuk menyemak baki buku vot yang tidak dapat dikenalpasti.

8. Waran yang dipohon telah dikreditkan ke dalam buku Vot atau tidak?

Waran hendaklah melalui peringkat semak lulus di modul Lejar Am, kemudian barulah dikreditkan dalam buku vot.

Gaji

1. Bagaimanakah Sijil Gaji Akhir perlu dkemukakan?

Apabila ada pegawai bertukar, Sijil Gaji Akhir dan dokumen sokongan berkaitan hendaklah dikemukakan oleh jabatan kepada Pejabat Perbendaharaan Negeri Melaka sebanyak 3 salinan asal. Setelah pengesahan dari Pejabat Perbendaharaan Negeri diperolehi, 2 salinan asal tersebut akan dikembalikan semula ke jabatan. Pihak jabatan pula hendaklah mengemukakan Sijil Gaji Akhir ke jabatan baru pegawai tersebut untuk tindakan pembayaran seterusnya.

Hasil

1. Apakah jenis-jenis hasil yang dikutip oleh Kerajaan Negeri?

i.Hasil Cukai 
Cukai Langsung; seperti Cukai tanah
Cukai Tidak Langsung; seperti duti hiburan
ii.Hasil Bukan Cukai 
Lesen, bayaran pendaftaran dan permit
Perkhidmatan dan bayaran perkhidmatan
Perolehan dari jualan barang-barang
Sewaan
Faedah dan perolehan dari pelaburan
Denda dan hukuman
iii.Terimaan Bukan Hasil 
Pulangan balik perbelanjaan; seperti Bayaran balik pinjaman
Terimaan daripada agensi-agensi kerajaan; seperti Pemberian hitung kepala

2. Apakah sumbangan hasil utama Kerajaan Negeri?

Tanah
Air
Hutan
  Terimaan daripada Kerajaan Persekutuan

Kewangan

1. Adakah dibenarkan penggunaan Pesanan Tempatan atau Maksud Penginapan?

Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka akan mempertimbangkan kelulusan sekiranya syarat-syarat berikut dipatuhi :- 

  Penginapan secara pakej-Penginapan dan Makan
Bilik pada kadar kelayakan seorang pegawai hendaklah dikongsi
Mempunyai peruntukan dan perbelanjaan tidak akan menjejaskan peruntukan semasa
Tidak layak menuntut elaun hotel/lojing/makan

2. Apakah Kemudahan Yang Layak Diperolehi Oleh Pegawai/Keluarga Pegawai Apabila Dirujuk Oleh Pegawai Perubatan Kerajaan Untuk Mendapat Rawatan Perubatan Di Luar Stesen?

Pegawai tersebut layak menuntut tambang perjalanan, Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing dan Elaun Makan/Elaun Harian dengan kadar bertugas rasmi sekiranya pegawai atau ahli keluarga pegawai dirujukkan untuk mendapat rawatan di luar stesen dengan syarat pegawai/ahli keluarga pegawai tidak dimasukkan ke wad.

Pegawai layak menuntut kemudahan di atas bagi seorang pengiring untuk tempoh tidak melebihi lima hari sekiranya pegawai perubatan mengesahkan bahawa pesakit memerlukan seorang pengiring.

Untuk tujuan mengiring, pegawai perlu mengambil cuti rehat atau cuti lain yang beliau berkelayakan.

3. Apakah perbezaan di antara Audit Dalam dan Audit Luar?

Di sektor awam, fungsi audit luar adalah dilaksanakan oleh Jabatan Audit Negara, di mana kuasa dan tanggungjawab Ketua Audit Negara adalah ditetapkan melalui Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957. Manakala kuasa dan tanggungjawab Audit Dalam adalah diberikan oleh Ketua Agensi secara pentadbiran. Audit Luar bertanggungjawab kepada Parlimen mengenai akauntabiliti awam. Sebaliknya, Audit Dalam adalah sebahagian daripada sistem kawalan pengurusan di Agensi dan ia bertanggungjawab terus kepada Ketua Agensi.

4. Berapa lamakah tempoh penyimpanan buku dan rekod kewangan dan parakaunan sebelum ianya boleh dilupuskan?

Menurut Arahan Perbendaharaan (AP) 150, selepas akaun tahun berkenaan diaudit oleh Ketua Audit Negara, buku dan rekod kewangan serta perakaunan, hendaklah disimpan dengan cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang ditetapkan di Lampiran M iaitu di antara satu (1) hingga dua puluh (20) tahun. Sila rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007.

5. Bilakah tuntutan perjalanan pegawai awam perlu dikemukakan?

Tuntutan perjalanan pegawai awam hendaklah dikemukakan tidak lewat dari 10hb bulan berikutnya.

6. Bolehkah menggunakan Pesanan Tempatan Kerajaan / Local Purchase Order (LPO) untuk penginapan?

Penggunaan LPO untuk tujuan penginapan pegawai tidak dibenarkan kecuali setelah mendapat kelulusan khas dari Pegawai Kewangan Negeri.

7. Sekiranya seseorang anggota itu pejabatnya di Melaka dan diarahkan bekerja pada hari Ahad semasa bertugas di Kedah, adakah anggota itu layak menuntut bayaran elaun lebih masa atas kadar hari rehat mingguan?

Anggota tersebut adalah layak menuntut bayaran lebih masa atas kadar hari rehat mingguan kerana bayaran lebih masa dikira berdasarkan di mana terletaknya ibu pejabat pegawai berkenaan.

8. Seorang kakitangan telah diarahkan untuk bekerja lebih masa dan didapati bayaran sebulan telah melebihi 1/3 dari gaji pokoknya. Bolehkah kakitang tersebut menuntut lebihan dari 1/3 tuntutannya itu?

Kakitangan tersebut layak menuntut bayaran elaun lebih masa melebih dari 1/3 dari gaji pokoknya sekiranya mendapat kelulusan dari Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat atau wakilnya.

9. Situasi Yang Bagaimanakah Kadar Tambang Gantian Boleh Dituntut?

Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas rasmi di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan am kapal terbang atau kereta api layak menuntut Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakannya iaitu bersamaan dengan tambang kapal terbang atau kereta api, mengikut mana yang berkenaan dengan syarat dinyatakan di dalam baucar tuntutan yang ia telah menggunakan kenderaannya sendiri;

Seseorang pegawai yang menuntut Tambang Gantian tidak layak menuntut apa-apa tambang atau bayaran tambahan yang bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang/stesen kereta api dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/stesen kereta api ke tempat penginapan dan sebaliknya, bayaran Cukai Lapangan Terbang atau bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges).

Perolehan

Perolehan Kerajaan

i- Punca Kuasa, Prinsip dan Dasar Perolehan Kerajaan

1. Apakah prinsip-prinsip perolehan kerajaan?

Prinsip-prinsip perolehan kerajaan adalah seperti berikut:

  1. Akauntabiliti awam (public accountability)
  2. Diuruskan secara telus (transparent)
  3. Nilai faedah yang terbaik (best value for money)
  4. Saingan terbuka (open competition)
  5. Adil dan saksama (fair dealing)

 

2. Apakah undang-undang dan peraturan kewangan berkaitan Kerajaan?

Undang-undang dan peraturan berkaitan dengan perolehan Kerajaan termasuklah:

  1. Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972)
  2. Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120)
  3. Arahan Perbendaharaan
  4. Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan
  5. Pekeliling-pekeliling Kontrak Perbendaharaan
  6. Surat-surat Arahan Perbendaharaan

 

3. Apakah Arahan-Arahan Perbendaharaan berkaitan perolehan Kerajaan?

Arahan-arahan Perbendaharaan berkaitan perolehan Kerajaan adalah Arahan Perbendaharaan (AP) 166 hingga 205 . Selain dari AP-AP tersebut, 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) hendaklah dirujuk.

4. Apakah dasar-dasar perolehan kerajaan?

  1. Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan/barangan tempatan dan penggunaan sektor perkhidmatan tempatan;
  2. Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi;
  3. Menggalakan penglibatan usahawan Bumiputera; dan
  4. Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan kerajaan bagi mencapai objektif nasional dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.

 

5. Jika Arahan Perbendaharaan, SPP atau PKP tidak dapat dipatuhi oleh kerana sebab-sebab tertentu, apakah tindakan yang perlu diambil?

Semua agensi hendaklah mematuhi peraturan kewangan berkaitan kerana sebab-sebab tertentu, agensi hendaklah mendapatkan pengecualian daripada Kementerian Kewangan (perolehan Persekutuan) atau Pegawai Kewangan Negeri (perolehan Negeri) terlebih dahulu

6. Bagaimanakah sesuatu syarikat/kontraktor layak dan boleh menyertai tender/sebut harga yang ditawarkan oleh Agensi Kerajaan?

Syarikat perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah bidang kod yang berkenaan bagi membolehkannya menyertai tender/sebut harga untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan. Bagi syarikat yang ingin menyertai tender/sebut harga yang melibatkan perolehan kerja, syarikat hendaklah berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) dan Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dengan gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan, Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan mempunyai Sijil Taraf Bumiputera (STB) jika berkaitan / Pusat Pendaftaran Kontraktor-kontraktor Kerja, Bekalan dan Perkhidmatan Negeri Sabah (PUKONSA) / Unit Pendaftaran Kontraktor dan Juruperunding (UPKJ) dalam gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan.

7. Apakah sijil-sijil yang dikeluarkan oleh CIDB dan PKK?

Dengan penguatkuasaan SSPK, sijil-sijil yang akan dikeluarkan oleh CIDB dan PKK adalah seperti berikut:

  1. Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) oleh CIDB;
  2. Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) oleh CIDB; dan
  3. Sijil Taraf Bumiputera (STB) oleh PKK.

 

8. Apakah gred serta had nilai kewangan yang berkuat kuasa bagi kontraktor kerja untuk perolehan Kerajaan?

Gred dan had kewangan yang berkuat kuasa adalah seperti berikut:

GRED HAD KEWANGAN -KONTRAKTOR KERJA BANGUNAN / AWAM / MEKANIKAL

G1 - RM200,000 dan ke bawah

G2 - Melebihi RM200,000 hingga RM500,000

G3 - Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000

G4 - Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000

G5 - Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000

G6- Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000

G7 - Melebihi RM10,000,000

GRED HAD KEWANGAN -KONTRAKTOR KERJA ELEKTRIK

G1- Sehingga RM200,000

G2 - Sehingga RM500,000

G3 - Sehingga RM1,000,000

G4 - Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000

G5- Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000

G6 - Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000

G7- Melebihi RM10,000,000 dan keatas

9. Apakah peraturan kewangan mengenai pelawaan kontraktor Gred G1 bagi kerja-kerja di bawah RM200,000?

Semua kerja di bawah RM200,000 hendaklah dikhaskan untuk kontraktor Bumiputera Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dengan gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) serta Sijil Taraf Bumiputera (STB) yang dikeluarkan oleh Pusat Khidmat Kontraktor (PKK). Pendaftaran kontraktor Gred G1 adalah dilakukan mengikut daerah dan oleh itu hanya kontraktor dalam daerah berkenaan sahaja boleh ditawarkan kerja di bawah RM200,000.

ii- Kaedah Perolehan Kerajaan

1. Apakah kaedah-kaedah perolehan kerajaan

  1. Perolehan melalui panjar wang runcit
  2. Perolehan melalui kontrak pusat
  3. Pembelian terus
  4. Perolehan melalui sebut harga
  5. Perolehan melalui tender (terbuka/terhad)

 

2. Apakah had nilai perolehan melalui panjar wang runcit dan syaratnya?

Had nilai perolehan melalui panjar wang runcit adalah tidak melebihi RM500.00 bagi satu resit pembelian. Perolehan melalui panjar wang runcit adalah untuk kegunaan segera.Tiada dokumen pembelian diperlukan (memadai dengan resit sahaja).

3. Bolehkah kontrak kuantiti atau kontrak bermasa Kementerian /Jabatan lain ditumpang oleh agensi lain?

Boleh, Agensi lain boleh memperolehi bekalan barangan yang diperlukan dari kontrak kuantiti atau kontrak bermasa Kementerian/Jabatan yang telah mempunyai kontrak sebagai pengguna utama sesuatu barangan atau dari kontraktornya di atas syarat-syarat yang sama, dengan syarat:

  1. kebenaran diperolehi daripada Kementerian/Jabatan berkaitan;
  2. kelulusan Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri diperolehi terlebih dahulu; dan
  3. kontrak tidak melibatkan tambahan siling kontrak atau kuantiti (baki yang belum diperolehi oleh Kementerian/jabatan sahaja boleh dibeli oleh agensi yang menumpang).

 

4. Apakah had nilai pembelian terus dan syarat-syaratnya?

Had nilai pembelian terus adalah sehingga RM20,000 bagi setiap jenis item bekalan atau perkhidmatan. Pembelian terus boleh dibuat daripada mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

5. Bolehkah pembelian terus sehingga RM20,000 dilaksanakan untuk semua jenis perolehan bekalan dan perkhidmatan?

Pembelian terus sehingga RM20,000 boleh dilaksanakan bagi kebanyakan perolehan bekalan dan perkhidmatan. Walau bagaimanapun, jika terdapat Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) atau Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) atau Arahan Perbendaharaan tertentu yang menetapkan kaedah perolehan yang perlu dilaksanakan oleh Agensi atau pembelian dibuat melalui panel pembekal/pembekal tertentu, maka SPP/PKP/Arahan Perbendaharaan berkenaan hendaklah dipatuhi.Contohnya seperti perkhidmatan percetakan, pembekalan dan penyerahan buku-buku cetakan dan terbitan luar negara, tempahan tiket kapal terbang, pengangkutan barangan import dan sebagainya.

6. Bagaimanakah untuk menentukan harga yang dikenakan bagi perolehan secara pembelian terus adalah harga yang berpatutan?

Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran bagi memastikan harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan. Pegawai hendaklah menentukan tawaran harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan setelah mengambil kira kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan termasuk kos penghantaran, tempoh waranti, khidmat selepas jualan dan sebagainya. Sehubungan itu, kajian pasaran hendaklah dibuat terlebih dahulu bagi mendapatkan sebut harga secara tidak rasmi daripada beberapa pembekal/syarikat sebelum perolehan dilaksanakan. Walau bagaimanapun, sebut harga tidak rasmi tersebut tidak perlu dibuka, dijadualkan atau dipilih oleh Jawatankuasa Sebut Harga.

7. Bolehkah pembelian terus dibuat daripada pembekal yang sama?

Selaras dengan prinsip-prinsip perolehan Kerajaan, perolehan secara pembelian terus hendaklah tidak tertumpu kepada pembekal yang sama/tertentu dan semua pembekal hendaklah diberi peluang yang sama.

8. Apakah maksud setiap jenis item?

Setiap jenis item merujuk kepada pembelian terus bekalan/perkhidmatan sehingga RM20,000 setahun dari mana-mana pembekal tidak kira sama ada pembekal berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada pembekal bertaraf Bumiputera atau tidak. Maksud setiap jenis item boleh ditafsirkan berdasarkan kepada contoh-contoh berikut:

  1. Pelbagai alat ganti yang boleh diperoleh daripada punca bekalan yang sama adalah satu jenis item.
  2. Item pelbagai saiz hendaklah ditafsirkan sebagai satu jenis item. Contoh pembelian pelbagai saiz paku (1 inci atau 1 ½ inci), cermin, kasut dan bendera.
  3. Set sofa yang merangkumi pelbagai jenis kerusi (sama ada kerusi 1 tempat duduk atau 3 tempat duduk) bersama meja, ditafsirkan kepada satu jenis item. Jika pembelian perabot terdiri daripada kerusi banquet dan set sofa, maka kerusi banquet dan set sofa boleh dianggap item yang berbezaWalau bagaimanapun, jika kedua-duanya boleh dibeli daripada pembekal yang sama, ianya boleh ditafsirkan sebagai satu jenis item (perabot).
  4. Pembelian pelbagai toner ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada pembekal (satu punca) yang sama.
  5. Pembelian alatulis (pen, pensel, pembaris, gunting, stapler, pemadam, gam dan sebagainya) ditafsirkan sebagai satu jenis item.
  6. Pelbagai saiz kertas (A4, A3) dan kertas pelbagai warna adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item.
  7. Komputer, printer, monitor, key board dan CPU adalah satu jenis item.
  8. Pelbagai ubat adalah satu jenis item.
  9. Bahan-bahan binaan seperti simen, kayu, papan, siling, paku adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item.
  10. Pelbagai barangan elektrik seperti cerek, kipas angin, televisyen, radio, seterika, pengisar, peti sejuk adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada pembekal (kedai elektrik) yang sama.
  11. Pembelian pelbagai jenis sayuran dan pelbagai jenis ikan juga adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada satu pembekal (pasar) yang sama.

 

9. Apakah kaedah yang boleh diguna pakai sebagai Kajian Pasaran bagi perolehan secara pembelian terus?

Selaras dengan Kaedah Perolehan Kerajaan PK2, Agensi perlu mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan melalui kaedah kajian pasaran yang ditentukan Agensi .Agensi boleh membuat kajian pasaran mengikut kesesuaian seperti dalam bentuk sebut harga (quotation) tidak formal, window shopping, carian dari laman web, harga pembelian lampau dan lain-lain. Agensi boleh menentukan kaedah kajian pasaran yang paling sesuai dengan bekalan/perkhidmatan yang ingin diperolehi.

10.Agensi telah keluarkan Pesanan Kerajaan kepada syarikat ABC supaya membekalkan item tertentu yang bernilai RM15,000 dengan tempoh pembekalan yang diperlukan secara segera atau tidak lewat daripada 7 hari.


Namun setelah 30 hari syarikat ABC masih belum membekalkan item tersebut. Apakah tindakan yang boleh diambil oleh Agensi?

Agensi boleh membatalkan Pesanan Kerajaan yang telah dikeluarkan (dengan pemberitahuan secara bertulis) kepada syarikat ABC dan membeli daripada pembekal lain (mengikut tatacara perolehan yang ditetapkan.

11. Berapa lamakah tempoh sah laku sebut harga bagi nilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000? Adakah 90 hari dari tarikh tutup notis pelawaan?

Tempoh sah laku tawaran adalah seperti di Kaedah Perolehan Kerajaan PK 2 hendaklah tidak melebihi 90 hari. Walau bagaimanapun, sebut harga bagi nilai melebihi RM20,000 hingga RM50,000 hendaklah diputuskan secepat mungkin dan oleh itu Jabatan boleh menetapkan tempoh sah laku tawaran tidak melebihi 60 hari.

12. Perlukah kontrak ditandatangani bagi perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000?

Bagi perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000, kontrak formal tidak perlu ditandatangani dan Pesanan Kerajaan/Pesanan Tempatan adalah memadai. Walau bagaimanapun, jika bekalan atau perkhidmatan adalah untuk sesuatu tempoh bermasa, kontrak formal perlu ditandatangani selaras dengan AP 176.1(c).

13. Apakah had nilai pembelian terus bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang baru?

Had nilai pembelian terus bekalan dan perkhidmatan adalah sehingga RM20,000 bagi setiap jenis item setahun atau sesuatu kontrak. Walau bagaimanapun bagi pembelian terus, agensi perlu mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran bagi maksud kajian pasaran.

14. Perlukah iklan di akhbar yang dianggarkan RM30,000 dipelawa sebut harga?

Syarikat akhbar adalah terhad. Oleh itu, iklan di akhbar boleh dibuat secara pembelian terus kerana Jabatan yang memilih syarikat akhbar untuk mengeluarkan iklan.

15. Adakah perolehan cop Jabatan termasuk dalam item alatulis?

Cop Jabatan adalah alatulis tetapi cop Jabatan dipesan dari semasa ke semasa dan oleh itu boleh diasingkan daripada alatulis lain yang dibeli sekaligus. Jika nama Jabatan ditukar dan semua cop baru diperolehi, maka kaedah perolehan hendaklah ditetapkan mengikut nilai keseluruhan cop Jabatan tersebut.

16. Bagaimanakah perolehan bagi item-item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel?

Bagi item-item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel, sila rujuk Kepada PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan mengenai item dan kaedah perolehan.

17.Apakah had nilai baru untuk kerja-kerja requisition dan siapakah yang boleh dipelawa untuk melaksanakannya?

Had nilai baru untuk kerja-kerja requisition adalah sehingga RM50,000 sahaja. Bagi kerja-kerja yang melebihi RM50,000 sebut harga hendaklah dipelawa. Sebarang kerja bangunan/awam di bawah RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor kerja yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) dan Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dalam Gred G1, dengan kategori dan pengkhususan yang berkaitan.

18.Adakah Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga perlu dilantik bagi perolehan yang melebihi RM20,000 hingga RM50,000?

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga tidak diperlu dilantik. Penyebut Harga boleh mengemukakan dokumen sebut harga terus kepada Urus Setia melalui faks/surat/emel seperti yang ditetapkan oleh Agensi.

19.Adakah pelawaan Sebut Harga perlu dibuat kepada pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan?

Memandangkan perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 perlu diperoleh dari kalangan syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, maka hanya syarikat yang berdaftar dalam kod bidang yang berkaitan sahaja boleh dipelawa.

20. Apakah kaedah pengedaran sebut harga? Selain daripada mengedarkan sebut harga apakah lagi tindakan yang perlu dibuat oleh jabatan?

Pelawaan/notis sebut harga boleh dihantar secara terus kepada pembekal/ kontraktor yang berdaftar melalui Lampiran Q. Pelawaan/notis tersebut hendaklah dihantar melalui pos berdaftar atau serahan tangan. Di samping itu, bagi agensi yang mempunyai laman web, notis sebut harga boleh disiarkan dalam laman web. Jika dihantar melalui serahan tanganbukti penghantaran dan penerimaan hendaklah disimpan. Satu daftar hendaklah diselenggarakan mengenai penghantaran sebut harga. Senarai syarikat yang dijemput dan syarikat yang mengemukakan tawaran hendaklah dijadikan lampiran pada kertas pertimbangan Jawatankuasa Sebut Harga. Agensi hendaklah menentukan bahawa cara yang sama digunakan bagi setiap urusan sebut harga. Salinan pelawaan sebut harga hendaklah juga dikirimkan kepada Dewan Perniagaan dan Perusahaan Melayu Malaysia (DPPM) di negeri masing-masing untuk membolehkan maklumat sebut harga disebarkan kepada ahli-ahlinya. Di samping mengedar notis sebut harga, notis pelawaan sebut harga juga hendaklah dipamer di papan kenyataan Kementerian/Jabatan sepanjang masa sehingga sebut harga ditutup. Sekiranya ada kontraktor/pembekal yang berminat, ia hendaklah dibenarkan mengambil bahagian.

21. Apakah tempoh minimum untuk pelawaan/notis sebut harga?

Tempoh minimum pelawaan sebut harga adalah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut.

22. Agensi telah pun mempelawa lima (5) syarikat untuk menyertai satu sebut harga. Namun hanya tiga (3) syarikat yang mengemukakan kembali tawaran sebut harga tersebut walaupun pelawaan dan notis sebut harga telah pun dipaparkan.

Bolehkah Agensi meneruskan proses sebut harga tersebut?

Agensi boleh meneruskan proses sebut harga tersebut kerana Agensi telah pun mematuhi syarat sah pelawaan sebut harga dengan mempelawa lima (5) syarikat. Tiga (3) syarikat yang mengemukakan tawaran tersebut perlulah diproses seperti biasa dan sekiranya melepasi Jawatankuasa Penilaian (harga & teknikal), mereka boleh disyorkan kepada Jawatankuasa Sebut Harga untuk diputuskan. Walau bagaimanapun Jawatankuasa Sebut Harga perlulah berpuas hati dengan penyertaan tiga (3) sahaja syarikat dalam sebut harga tersebut. Sehubungan itu Agensi adalah digalakkan untuk mempelawa lebih daripada lima (5) syarikat untuk mendapatkan lebih persaingan dan nilai faedah terbaik.

23. Berapakah bilangan minimum sebut harga yang perlu dipelawa?

Bagi urusan perolehan, sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/ kontraktor hendaklah dipelawa bagi setiap urusan sebut harga.

24. Bolehkah sebut harga yang diterima lewat dibuka / dipertimbangkan?

Sebut harga yang diterima lewat selepas tarikh dan waktu tutup tidak boleh diterima/dibuka atau dipertimbangkan.

25. Bolehkah tempoh sah laku sebut harga dilanjutkan?

Tempoh sah laku sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa semula.

26. Bolehkah kontrak yang diuruskan melalui sebut harga bernilai kurang daripada RM200,000.00 dilanjutkan?

Tidak boleh, hanya kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 boleh dilanjutkan.

27. Apakah sebab-sebabnya sesetengah tender dimenangi bukan oleh petender yang menawarkan harga yang terendah?

Tidak dinafikan dalam keadaan tertentu sebilangan tender tidak dimenangi oleh petender yang menawarkan harga yang terendah. Ini adalah kerana selain daripada faktor harga, beberapa kriteria lain juga diambil kira. Antaranya ialah tawaran yang dikemukakan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, keupayaan petender memenuhi obligasi kontrak, kedudukan kewangan, pengalaman dan sebagainya. Oleh yang demikian, petender yang menawarkan harga yang terendah tidak semestinya dipilih sekiranya tawarannya tidak memenuhi kriteria penilaian yang ditetapkan.

28.Bolehkah panggilan tender tempatan yang telah diiklankan untuk tempoh selama 21 hari dilanjutkan tempohnya kerana tender tersebut amat rumit seperti yang melibatkan pembangunan sistem komputer dan juga atas permintaan petender-petender?

Tempoh minima notis tender tempatan adalah selama 21 hari, namun tempoh yang lebih panjang adalah digalakkan bagi tender-tender yang rumit seperti yang melibatkan sistem. Bagi tender yang sudah pun diiklankan, tarikh tutup tawaran tender bolehlah dilanjutkan dengan mengiklankan kembali tarikh tutup tender yang baru. Semua pretender yang telah membeli dokumen tender juga hendaklah dimaklumkan mengenai lanjutan tempoh tersebut. Untuk mengelakkan lanjutan tarikh di masa akan datang, perancangan diperlukan dan tempoh yang sesuai ditetapkan pada pelawaan asal.

29. Adakah tempoh minimum 7 hari untuk sebut harga dan 21 hari untuk tender dikira mengikut hari secara berturut-turut atau hari bekerja?

Tempoh tersebut hendaklah dikira secara berturut-turut.

30. Bolehkah harga tawaran petender dibetulkan oleh petender selepas tender ditutup?

Secara prinsipnya, tawaran harga yang dibetulkan selepas tender ditutup tidak boleh diterima. Semua petender telah diberi masa yang mencukupi untuk mengemukakan tawaran masing-masing dan mereka sepatutnya lebih berhati-hati semasa mencatatkan sebarang harga dalam dokumen tawaran tender. Di samping itu, Jadual Harga telah ditandatangani oleh pegawai yang ditauliahkan dan adalah menjadi tanggungjawab beliau untuk mempastikan harga dicatatkan dengan betul. Selaras dengan prinsip dan peraturan perolehan Kerajaan, maka pembetulan tawaran harga daripada petender hendaklah ditolak dan pertimbangan tender hendaklah berasaskan tawaran harga tender yang asal.

iii- Pentadbiran Kontrak dalam Perolehan Kerajaan

1. Mengapakah pentadbiran kontrak yang sempurna diperlukan?

Pentadbiran dan pengawasan kontrak memainkan peranan yang penting dalam perolehan Kerajaan bagi memastikan kontraktor memenuhi semua obligasinya di bawah kontrak yang ditandatangani. Adalah menjadi tanggungjawab setiap pegawai untuk memastikan kerajaan mendapat nilai dan faedah maksimum untuk bayaran yang akan dibuat oleh kerajaan. Ia termasuk memastikan kualiti barangan yang dibekalkan menepati spesifikasi dalam kontrak atau jika perkhidmatan yang diberikan, perkhidmatan tersebut mengikut spesifikasi/kekerapan dan mengikut mutu yang telah dipersetujui. Bagi perolehan kerja, ianya hendaklah meliputi skop kerja yang ditetapkan dan dipersetujui dalam tawaran/kontrak. Di samping itu, bekalan hendaklah dibekalkan dalam tempoh yang telah dipersetujui dan jika kerja, maka kerja hendaklah disiapkan dalam tempoh yang telah ditawarkan atau ditetapkan dalam kontrak. Jika kontraktor lewat membekal atau lewat menyiapkan kerja, maka tindakan hendaklah diambil untuk mengenakan denda/LAD di mana berkenaan.

2. Adakah Surat Niat yang dikeluarkan bukti kontrak ditawarkan kepada sesuatu pihak?

Surat niat tidak mengikat Kerajaan kepada satu perjanjian kontrak dan tidak memberi implikasi bahawa satu kontrak telah wujud.

3. Apakah yang dimaksudkan sebagai Surat Setuju Terima?

Surat Setuju Terima (SST) ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen tender, draf dokumen kontrak yang telah dikeluarkan terdahulu, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam Surat Niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. SST hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya setelah semua rundingan selesai dan persetujuan dicapai. Semua syarat dan perubahan yang telah dipersetujui dalam rundingan hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam SST. SST ialah dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen kontrak.

4. Apakah syarat-syarat bagi bayaran wang pendahuluan bagi kontraktor kerja?

Syarat-syarat dan kadar bayaran pendahuluan kepada kontraktor kerja adalah seperti berikut:

  1. Bayaran pendahuluan dibenarkan kepada kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja yang dipelawa secara tempatan dan juga kepada kontraktor kerja secara design & build dan turnkey; dan
  2. Kadarnya adalah sehingga 25% daripada nilai kerja pembina builder's work) atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah bagi pendahuluan kepada kontraktor utama. Sehingga 20% daripada nilai pakej kerja atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah bagi pendahuluan kepada Sub Kontraktor Yang Dinamakan(Nominated Sub Contractor (NSC)).

 

5. Apakah syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bayaran pendahuluan boleh dibayar?

Bayaran pendahuluan boleh dibayar dengan syarat:

  1. Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan;
  2. Bon pelaksanaan telah dikemukakan;
  3. Polisi-polisi insurans seperti yang ditetapkan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan;
  4. Kontraktor mengemukakan Jaminan Bank atau Jaminan Insurans atau Jaminan Syarikat Kewangan atau Jaminan Bank Islam atau Jaminan Takaful atau Jaminan Bank Pembangunan yang sama nilainya dengan jumlah pendahuluan; dan
  5. Jaminan bagi kontraktor utama dan Sub kontraktor yang dinamakan hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang ditetapkan.

 

6. Apakah syarat-syarat bagi bayaran wang pendahuluan bagi kontraktor bekalan dan perkhidmatan?

Syarat-syarat dan kadar bayaran pendahuluan kepada kontraktor bekalan dan perkhidmatan adalah seperti berikut:

Perolehan Bekalan

  1. Bayaran pendahuluan boleh dibayar kepada kontraktor bekalan dan perkhidmatan dan kontraktor bertaraf pembuat tempatan;
  2. Kadarnya adalah sehingga 25% daripada nilai keseluruhan kontrak atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah;
  3. Kontraktor dikehendaki mengemukakan Jaminan Bank atau Jaminan Insurans atau Jaminan Syarikat Kewangan atau Jaminan Bank Islam atau Jaminan Takaful atau Jaminan Bank Pembangunan yang sama nilainya dengan jumlah pendahuluan; dan
  4. Agensi hendaklah mendapatkan balik bayaran pendahuluan ini melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan. Tempoh pembayaran balik ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak. Bagi memastikan wang pendahuluan dikutip dengan teratur, satu Buku Daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan semua kutipan balik. 

Perolehan Perkhidmatan

  1. Kadar wang pendahuluan adalah sehingga 15% daripada nilai keseluruhan kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah kepada pembekal perkhidmatan tempatan;
  2. Kontraktor dikehendaki mengemukakan Jaminan Bank atau Jaminan Insurans atau Jaminan Syarikat Kewangan atau Jaminan Bank Islam atau Jaminan Takaful atau Jaminan Bank Pembangunan yang sama nilainya dengan jumlah pendahuluan; dan
  3. Agensi hendaklah mendapatkan balik bayaran pendahuluan ini melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat perkhidmatan yang telah disempurnakan. Tempoh pembayaran balik ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak. Bagi memastikan wang pendahuluan dikutip dengan teratur, satu Buku Daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan semua kutipan balik. Bagi perolehan perkhidmatan perunding, perunding tidak layak diberi wang pendahuluan.

 

7. Siapakah pihak berkuasa untuk perlanjutan kontrak?

Pihak berkuasa untuk pelanjutan kontrak adalah Lembaga Perolehan yang telah menyetuju terima atau memutuskan tender asal atau Jawatankuasa Sebut Harga yang telah menyetuju terima atau memutuskan sebut harga asal.

8. Apakah syarat-syarat bagi membolehkan sesuatu kontrak itu dilanjutkan?

Perubahan atau pelanjutan tempoh kontrak bekalan/perkhidmatan bagi perolehan Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat yang berikut:

  1. Kontrak masih berkuat kuasa (kontrak yang sudah tamat tempoh tidak boleh dilanjutkan);
  2. Tidak melibatkan perubahan kadar harga;
  3. Pelanjutan tempoh diberi sekali sahaja dan tidak melebihi 2 tahun; dan
  4. Tambahan kuantiti/nilai tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk  kepada maksimun RM7.5 juta dan dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal (jumlah terkumpul) tidak melebihi RM25 juta.

 

9. Bolehkah pelanjutan masa dipertimbangkan untuk kontrak kerja?

Lazimnya, pelanjutan masa bagi kontrak kerja tidak harus diberikan. Ini adalah kerana berkemungkinan tawaran oleh kontraktor tertentu dipilih kerana kontraktor berkenaan boleh menyiapkan projek lebih awal dan mungkin juga tawaran yang lebih tinggi dipilih dengan menggunakan alasan yang sama. Walau bagaimanapun, perlanjutan masa bagi menyiapkan sesuatu kerja boleh dibenarkan berpandukan kepada syarat-syarat kontrak. Pertimbangan biasanya boleh diberi berasaskan sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan oleh pihak kontraktor iaitu:

  1. Force Majeure;
  2. Kelewatan atau kerosakan yang disebabkan oleh mana mana perkara luar jangka yang disebut dalam kontrak;
  3. Arahan yang diberi oleh Pegawai Penguasa yang mengakibatkan penangguhan projek;
  4. Kelewatan yang disebabkan oleh Pegawai Penguasa berpunca dari arahan, lukisan, penamaan sub-kontraktor/pembekal yang diperuntukkan dalam kontrak atau kelewatan yang disebabkan oleh Kerajaan dalam melaksanakan kerja kemahiran yang tidak menjadi sebahagian daripada kontrak;
  5. Kelambatan memberi milik tapak bina mengikut kontrak;
  6. Apa-apa tindakan yang berpunca dari penyatuan pekerja-pekerja setempat atau mogok atau tutup pintu; dan
  7. Kontraktor tidak berupaya kerana sebab-sebab yang tidak dapat dikawal dan diramalkan olehnya dengan munasabah.

 

10. Adakah pelanjutan tempoh penghantaran bekalan perlu mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus sebut harga atau tender asal?

Pelanjutan tempoh penghantaran bekalan boleh dibenarkan oleh pentadbir kontrak dan tidak perlu mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus sebut harga atau tender asal. Hanya pelanjutan tempoh kontrak yang perlu mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus sebut harga atau tender asal.

11. Apakah yang dimaksudkan dengan Tempoh Tanggungan Kecacatan?

Tempoh tanggungan kecacatan adalah satu tempoh di mana kontraktor perlu memperbaiki apa-apa kecacatan yang dikenal pasti oleh pegawai penyelia selepas sesuatu kerja diperakukan siap. Semua perbelanjaan membaiki kecatatan hendaklah ditanggung oleh kontraktor dan tiada sebarang kos tambahan dikenakan kepada Kerajaan.

12. Adakah tempoh masa tertentu bagi Tempoh Tanggungan Kecacatan?

Tempoh tanggungan kecacatan bagi kontrak kerja adalah seperti yang berikut:

  1. Bagi kontrak kerja yang bernilai di antara RM10,000 hinggaRM100,000, enam(6) bulan dari tarikh kerja diperakukan siap; dan
  2. Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM100,000 sekurang-kurangnya dua belas (12) bulan dari tarikh diperakukan siap. Bagi kerja-kerja elektrikal dan mekanikal tempoh waranti ke atas alat-alat dan logi-logi adalah dua belas (12) bulan tetapi dalam kes-kes tertentu oleh kerana kerumitan kerja, tempoh tanggungan kecacatan yang lebih lama daripada dua belas (12) bulan boleh dikenakan.

 

13. Apakah obligasi kontraktor kerja dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan?

Dalam tempoh tersebut, kontraktor kerja hendaklah memperbaiki apa-apa kecacatan ke atas kerja yang telah disiapkan. Sekiranya kontraktor gagal berbuat demikian, perbelanjaan yang dikenakan untuk memperbaiki apa-apa kecacatan hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.

14. Apakah yang dimaksudkan dengan Bon Pelaksanaan?

Bon Pelaksanaan ialah suatu bentuk jaminan yang perlu dikemukakan oleh kontraktor yang mendapat kontrak daripada Kerajaan, yang boleh dipegang oleh Kerajaan bagi melindungi kepentingannya dan memastikan kontraktor melaksanakan semua obligasi di bawah sesuatu kontrak.

15. Adakah bon pelaksanaan diperlukan bagi semua kontrak atau kontrak bernilai melebihi RM50,000 sahaja?

Bon pelaksanaan diperlukan untuk kontrak bernilai melebihi RM200,000.00 sahaja.

16. Adakah kontrak yang bernilai di bawah RM200,000 dikecualikan daripada sebarang jaminan atau bon pelaksanaan?

Kontrak yang bernilai kurang daripada RM200,000 tidak dikenakan syarat Bon Pelaksanaan. Jika kontraktor/syarikat gagal melaksanakan obligasinya di bawah kontrak, laporan perlu dibuat kepada Kementerian Kewangan / CIDB untuk tindakan tatatertib.

17. Kontrak telah diadakan dengan pembekal yang berdaftar tetapi tiada bon pelaksanaan dikenakan. Jika pembekal berdaftar ini tidak memberikan perkhidmatan yang memuaskan, apakah tindakan-tindakan yang patut diambil?

Pembekal hendaklah diberi surat peringatan dan jika perkhidmatan masih tidak memuaskan surat amaran dikeluarkan. Jika tiada kemajuan juga, kontrak hendaklah ditamatkan. Laporan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk tindakan selanjutnya.

18. Apakah bentuk-bentuk bon pelaksanaan yang boleh diterima untuk kontrak Kerajaan?

Bon pelaksanaan boleh diberi dalam bentuk seperti berikut:

  1. Jaminan Bank yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau
  2. Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat insurans yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia; atau
  3. Jaminan Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau
  4. Jaminan Bank yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau
  5. Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh pengendali takaful yang berdaftar di bawah Akta Takaful 984 yang beroperasi di Malaysia; atau
  6. Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan & Infrastruktu Malaysia Berhad (BPIMB); atau (g) Wang Jaminan Pelaksanaan (untuk kerja sahaja).

 

19. Apakah langkah-langkah yang perlu diambil sebelum menamatkan sesuatu kontrak jika kontraktor/pembekal gagal memenuhi obligasi kontrak?

Sebelum menamatkan kontrak, peluang yang munasabah hendaklah diberikan kepada kontraktor yang gagal memenuhi obligasi kontrak. Ini termasuk mengadakan perjumpaan, memberi peringatan bertulis, amaran yang cukup dan mengeluarkan surat tunjuk sebab (show cause letter). Jika kontraktor tidak menjawab atau memberikan penjelasan yang tidak munasabah,maka tindakan menamatkan kontrak boleh diambil. Bagi membolehkan Kerajaan menamatkan kontrak, klausa penamatan kontrak hendaklah dimasukkan dalam semua kontrak supaya Kerajaan tidak berada dalam situasi yang menyulitkan bila pembekal atau kontraktor gagal memenuhi obligasi. Jika perlu, penamatan kontrak hendaklah dirujuk kepada Penasihat Undang-Undang Kementerian supaya urusan penamatan teratur dan untuk mengelakkan sebarang tindakan sivil terhadap Kerajaan.

iv- Ketidakpatuhan dalam Perolehan Kerajaan

1.Siapakah yang boleh mengambil tindakan tatatertib menyenarai hitamkan kontraktor atau pembekal yang enggan memulangkan Surat Setuju Terima selepas mereka dipilih dalam urusan tender dengan alasan harga bekalan telah naik dan sebagainya.

Bolehkah Kementerian/agensi sendiri menyenarai hitamkan kontraktor /pembekal?

Pihak berkuasa bagi pendaftaran pembekal untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan adalah Kementerian Kewangan, manakala pihak berkuasa bagi pendaftaran kontraktor kerja adalah Pusat Khidmat Kontraktor dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Perkara ini telah dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan (AP) 184. AP 166.2(ix) dan Kaedah Perolehan Kerajaan PK 8 yang memperuntukan jenis tindakan yang boleh diambil ke atas pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Oleh yang demikian, pihak yang boleh mengenakan tindakan tatatertib termasuk menyenarai hitamkan pembekal/kontraktor adalah Kementerian Kewangan atau PKK/CIDB. Pihak Kementerian/Agensi tidak boleh mengambil tindakan tatatertib terhadap pembekal atau kontraktor yang gagal menyempurnakan kerja. Kementerian/Agensi perlu melaporkan apa-apa kegagalan pembekal/kontraktor kepada Kementerian Kewangan/PKK/CIDB untuk tindakan seterusnya. Sila rujuk PK 8.

2. Apakah tindakan yang boleh diambil oleh Kementerian/agensi jika prestasi kontraktor atau pembekal tidak memuaskan, bekalan lewat dihantar atau kerja-kerja lewat/tidak disiapkan?

Bagi apa-apa perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja Kementerian/Agensi boleh mengambil tindakan mengikut syarat-syarat kontrak jika pembekal atau kontraktor tidak memenuhi obligasi-obligasinya di bawah sesuatu kontrak. Sebagai contoh pembekal yang lewat menghantar bekalan boleh dikenakan denda dan kontraktor yang lewat menyiapkan kerja boleh dikenakan ganti rugi Liquidated & Ascertained Damages (LAD) yang ditentukan dan ditetapkan. Kementerian/Agensi juga boleh mengambil tindakan menamatkan kontrak dan merampas bon pelaksanaan. Tindakan-tindakan ini boleh dilaksanakan oleh Kementerian/Agensi sebagai Pentadbir Kontrak bagi kontrak-kontrak yang diikat oleh Kementerian/Agensi dengan pembekal /kontraktor.

3. Perlukah pembekal/kontraktor dimaklumkan mengenai jenis-jenis kesalahan dan hukuman?

Dalam pelawaan sesuatu tender/sebut harga, Kementerian/agensi boleh memaklumkan petender/penyebut harga secara umum mengenai jenis-jenis kesalahan dan hukuman yang boleh diambil terhadap petender/penyebut harga tetapi pihak berkuasa untuk mengambil tindakan dan mengenakan hukuman masih pihak berkuasa pendaftaran iaitu Kementerian Kewangan (bekalan dan perkhidmatan) atau PKK/CIDB (kerja).

4. Apakah bentuk tindakan yang boleh diambil ke atas kontraktor/pembekal yang gagal mematuhi obligasi kontrak?

Beberapa bentuk tindakan boleh diambil, antaranya adalah berdasarkan peruntukan yang terkandung dalam perjanjian kontrak dengan kontraktor/pembekal dengan Kerajaan. Tindakan yang biasa diambil termasuklah mengenakan denda/LAD dan menamatkan kontrak. Di samping itu, Agensi boleh melaporkan ke Bahagian Perolehan Kerajaan (BPK), Kementerian Kewangan dan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) tentang perkara tersebut. Dalam hal ini, BPK/PKK boleh mengambil beberapa tindakan seperti mengeluarkan surat amaran, menggantung pendaftaran, membatal pendaftaran dan menyenaraihitamkan ahli lembaga pengarah.

5. Apakah yang dimaksudkan dengan Gantirugi Yang Ditentukan dan Ditetapkan (Liquidated and Ascertained Damages/LAD) dan dalam keadaan manakah syarikat boleh dikenakan LAD?

LAD bermaksud satu denda/ganti rugi yang dikenakan kepada kontraktor/pembekal yang gagal memenuhi sesuatu obligasi kontrak yang telah ditetapkan dalam kontrak. Di antara kegagalan memenuhi obligasi kontrak yang boleh dikenakan tindakan LAD adalah seperti berikut:

  1. Kelewatan menyiapkan projek yang tidak mengikut jadual yang ditetapkan dalam kontrak berkenaan; dan
  2. Kelewatan membekal/gagal membekal atau mutu barang yang dibekalkan tidak mengikut spesifikasi dalam kontrak.

 

6. Bagaimanakah denda boleh dituntut daripada kontraktor?

Agensi hanya perlu menulis surat dengan butir-butir perkiraan denda dan meminta kontraktor bayaran dalam tempoh yang dinyatakan dalam klausa kontrak. Jika kontraktor gagal membayarnya, denda hendaklah dituntut dari bayaran kemajuan atau sebarang baki bayaran yang kontraktor berhak menerima. Sekiranya ini tidak dapat dilakukan, tuntutan hendaklah dibuat daripada bon pelaksanaan. Klausa mengenai denda dan cara Kerajaan boleh memperolehinya hendaklah dimasukkan dalam dokumen kontrak.

7. Apakah tindakan yang boleh diambil jika setelah denda dikenakan, kontraktor gagal membayar denda, bon pelaksaaan telah dirampas tetapi ada lagi hutang untuk dikutip daripada kontraktor?

Tuntutan sivil hendaklah diambil jika semua tindakan lain tidak berhasil.

8. Bolehkah agensi mengenakan denda atau hanya Kementerian Kewangan sahaja yang berhak?

Semua agensi adalah bertanggungjawab untuk mentadbir / mengurus kontrak masing - masing dan juga mengenakan denda bagi kontrak yang diuruskan olehnya. Walau bagaimanapun, agensi Kerajaan hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan / Pusat Khidmat Kontraktor mengenai apa-apa denda/LAD yang dituntut dan diterima daripada pembekal /kontraktor.

9. Apakah tindakan yang boleh diambil jika bekalan yang dihantar oleh pembekal tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan?

Rujuk klausa dalam kontrak. Agensi boleh menolak bekalan yang dihantar. Pembekal juga boleh diminta untuk menggantikan bekalan. Jika pembekal gagal menggantikan bekalan yang ditolak, potongan bayaran boleh dibuat. Sekiranya agensi terpaksa membeli daripada punca luar, perbezaan harga boleh dituntut daripada pembekal. Dalam keadaan di mana bekalan sudah digunakan dan tidak boleh dipulangkan semula, bayaran boleh dikurangkan berdasarkan penilaian.

10. Kontraktor pada lazimnya tidak boleh sub-kontrak sebahagian, mana-mana bahagian atau keseluruhan kontrak kepada mana-mana pihak tanpa kelulusan Kerajaan. Terdapat kes-kes sub-kontrak telah berlaku.

Bolehkah tindakan diambil terhadap kontraktor berkenaan?

Dalam kontrak sepatutnya ada klausa yang menyatakan dengan jelas bahawa kontraktor tidak boleh sub-kontrak sebahagain atau mana-mana bahagian atau keseluruhan kontrak kepada mana-mana pihak tanpa kelulusan Kerajaan terlebih dahulu. Jika terdapat bukti bahawa sebahagian atau mana-mana bahagian atau keseluruhan kontrak telah disub-kontrakkan,tindakan boleh diambil untuk menamatkan kontrak serta merampas bon pelaksanaan. Justeru, agensi perlu memantau kontrak dan memastikan sub-kontrak tidak berlaku sepanjang tempoh kontrak.

Pengurusan Aset

1. Jabatan telah membuat pembelian aset untuk ditempatkan kepada pegawai-pegawai baru tetapi pegawai-pegawai dijangka melapor diri dalam tempoh tiga (3) bulan lagi. Bagaimana untuk merekod aset tersebut?

Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan Aset yang diterima tanpa penempatan hendaklah didaftarkan di dalam KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Ruangan penempatan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Aset. Apabila aset tersebut telah ditentukan penempatan sebenarnya, maka perubahan penempatan pada KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 hendaklah dikemas kini.

2. Adakah aset yang disewa perlu didaftarkan?

Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh Kementerian/ Jabatan/ PTJ bagi tujuan rekod.

3. Adakah Pegawai Aset boleh menandatangani KEW.PA-2 dan KEW.PA-3?

Pegawai Aset tidak boleh menandatangani KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di ruangan tersebut.

4. Siapakah yang bertanggungjawab menyediakan KEW.PA-7?

KEW.PA-7 hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset dalam dua (2) salinan. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di lokasi. KEW.PA-7 hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai penempatan.

5. Adakah Pegawai Pemeriksa Aset boleh dilantik oleh Ketua Jabatan dan gred pegawai yang boleh dilantik?

Pegawai Pemeriksa Aset hendaklah dilantik oleh Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK). Pegawai Pemeriksa yang dilantik hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas. Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun dan dilantik di atas nama jawatan.

6. Adakah pemeriksaan perlu dilaksanakan ke atas semua aset setiap tahun?

Pemeriksaan secara terperinci ke atas semua aset alih Kerajaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

7. Jabatan bercadang untuk melupuskan aset dengan nilai asal Negeri. Siapakah Kuasa Melulus?

Merujuk Warta Kerajaan bertarikh 14 April 2016 YAB Ketua Menteri Melaka mewakilkan kuasa di bawah seksyen 17 Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] kepada pegawai-pegawai berikut untuk kuasa melupuskan aset yang rosak, usang, tidak ekonomik dibaiki, tidak boleh diservis atau tidak diperlukan lagi keupayaan Negeri dan diamanahkan kepada Jabatan Negeri tertakluk kepada had dan nilai seperti berikut:

 a) Melupus Aset Kerajaan

          Pegawai Kewangan Negeri

  • Nilai asal perolehan aset melebihi lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) hingga tidak lebih daripada dua ratus ribu ringgit (RM200,000.00) bagi  tiap-tiap satu barang dan melebihi lima ratus ribu ringgit (RM500,000.00) hingga tidak lebih daripada satu juta ringgit (RM1,000,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

          Pegawai Pegawai/Ketua Jabatan

  • Nilai asal perolehan aset tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih daripada lima ratus ringgit (RM500,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

 

 b) Menghapus Kira Kehilangan Aset Kerajaan

          Pegawai Kewangan Negeri

  • Nilai asal perolehan aset melebihi lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) hingga tidak lebih daripada dua ratus ribu ringgit (RM200,000.00) bagi tiap-tiap satu barang dan melebihi lima ratus ribu ringgit (RM500,000.00) hingga tidak lebih daripada satu juta ringgit (RM1,000,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua jenis aset termasuk kehilangan akibat kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

          Pegawai Pegawai/Ketua Jabatan

  • Nilai asal perolehan aset tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000.00) bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih daripada lima ratus ribu ringgit (RM500,000.00) bagi nilai agregatnya untuk semua jenis aset kecuali kehilangan akibat kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

 

 c) Manakala bagi nilai perolehan asal keseluruhan aset melebihi RM1.0 juta milik Negeri kuasa melulus adalah YAB Ketua Menteri Melaka.

8. Adakah Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) boleh dilantik oleh Pegawai Pengawal sahaja?

Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) hendaklah dilantik oleh Ketua Setiausaha / Ketua Pengarah / Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan.

9. Jabatan telah melaksanakan pelupusan kenderaan secara hadiah kepada Masjid. Apakah dokumen yang perlu dikemukakan kepada Kuasa Melulus selepas tindakan pelupusan selesai dilaksanakan?

  1. Menyediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19.
  2. Surat Akuan Penerimaan bagi aset yang dilupuskan.

 

10. Adakah Jabatan boleh meminda kaedah pelupusan daripada sebut harga kepada hadiah?

Jabatan A telah mendapat kelulusan untuk melupuskan kenderaan melalui kaedah sebut harga. Walau bagaimanapun setelah sebut harga dipelawa tiada berminat. Jabatan A telah menerima permohonan daripada sebuah Institut yang berminat untuk menggunakan kenderaan tersebut bagi tujuan pembelajaran. Adakah Jabatan boleh meminda kaedah pelupusan daripada sebut harga kepada hadiah?

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.

11. Kelulusan pelupusan melalui kaedah e-waste bagi peralatan ICT tidak dapat diselesaikan dalam tempoh enam (6) bulan kerana sehingga kini tiada syarikat yang berminat. Adakah kelulusan pelupusan boleh dilanjutkan lagi?

Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Perlanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh yang tidak melebihi satu (1) bulan.

12. Siapakah yang boleh menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 bagi kes kehilangan aset?

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-28 bagi kehilangan aset yang telah berlaku di jabatan di bawah kawalannya. Bagi kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat.

13. Pegawai gred 48 telah menghilangkan komputer riba semasa bertugas di luar pejabat. Adakah Jawatankuasa Penyiasat boleh dilantik di kalangan pegawai gred 48?

Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada:-

  1. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/ unit yang sama;
  2. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan Ketuanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred yang bersesuaian; dan
  3. Mempunyai pengalaman dalam pengurusan aset atau pengurusan kewangan jika perlu.

 

Pengurusan Stor

1. Bagaimana untuk membuat pengiraan paras stok?

  1. Paras stok dikira berdasarkan kadar penggunaan bulanan dengan mengambil rekod purata pengeluaran setahun bagi tahun sebelumnya. Paras stok yang perlu disimpan bagi satu-satu masa adalah seperti berikut:-
    • Kuantiti Stok maksimum - 1 bulan penggunaan
    • Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan
    • Kuantiti Stok Minimum - 3 bulan penggunaan
  2. Contoh pengiraan paras stok bagi Pen Dakwat Hitam bagi tahun 2014 adalah seperti berikut:-
    • Penggunaan tahun 2014: 120 batang
    • Pengiraan Paras Stok : 120 batang ÷12 bulan = 10 batang/bulan
    • Paras Stok Maksimum = 10 x 3= 30
    • Angka Menokok Stok = 10x 2=20
    • Paras Stok Minimum = 10x1 =10

 

2. Adakah Pegawai Penerima perlu dilantik untuk menerima barang-barang stor?

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang Bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang diterima. Bagi barang-barang teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.

3. Sekiranya barang-barang yang diterima rosak, apakah tindakan yang perlu dilakukan?

  1. Borang Laporan Terimaan Barang-Barang KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi.
  2. (b) KEW.PS-2 hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama hendaklah dikemukakan kepada pembekal atau agen penghantaran mengikut mana yang berkenaan dengan serta merta.

 

4. Terdapat stok yang disimpan di Stor Utama Jabatan mempunyai tarikh luput seperti toner. Bagaimana untuk memantau stok tarikh luput tersebut?

Kedudukan stok hendaklah dikemas kini di KEW.PS-9 dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemas kini. Contoh: stok yang tarikh luputnya dalam bulan Julai 2009 hendaklah dikemas kini dalam minggu pertama bulan Januari 2009.

5. Siapakah yang dibenarkan untuk melaksanakan pengeluaran stok?

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Pelulus atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan.

6. Adakah pemeriksaan Stok perlu dilaksanakan di Stor Unit?

Pemeriksaan Stok tidak perlu dilaksanakan di Stor Unit. Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama.

7. Siapakah yang bertanggungjawab melantik Pegawai Pemverifikasi Stor?

Ketua Setiausaha atau Ketua Pengarah atau Pengerusi JKPAK adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor.

8. Adakah pegawai daripada Kumpulan Pelaksana boleh dilantik untuk melaksanakan verifikasi stor?

Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada:-

  1. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai;
  2. Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi;
  3. Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor; dan
  4. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Pelaksana Gred 17 ke atas atau yang setaraf.

 

9. Terdapat stok yang lebih dan kurang semasa pemeriksaan stok dilakukan. Baki stok fizikal dan rekod tidak sama disebabkan oleh tersilap pengeluaran. Apakah tindakan yang perlu dilaksanakan?

  1. Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat baki fizikal atau rekod tidak bertepatan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17.
  2. Stok yang disenaraikan pada KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
  3. Setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan, Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok di ruangan Terima bagi stok lebih atau di ruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.

 

10. Adakah pelupusan stok menggunakan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17?

Permohonan pelupusan stok hendaklah menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok KEW.PS-19 disediakan oleh Pegawai Stor.

Operasi

1. Apakah kesan ke atas Pusat Tanggungjawab sekiranya pembayaran AP58 (a) dilakukan?

Pertambahan beban kerja pemantauan baki tahun terdahulu.
  Perancangan tahun semasa akan terjejas atau berkurangan akibat pembayaran AP58 (a) kerana tanggungan tahun sebelumnya dibenar pada tahun semasa.

2. Apakah maklumat yang perlu disertakan apabila memohon kelulusan AP58(a)?

Maklumat yang diperlukan semasa permohonan AP58(a) ialah :

Kod Vot, kod Jabatan, kod PTJ, Kod program/aktiviti
Kod objek sebagai
Baki peruntukan tahun perbelanjaan dan tahun semasa
Amaun yang terlibat
Sebab-sebab kelewatan
Pinjaman yang bertanggungjawab di atas kelewatan
Pengesahan ke Jabatan/PTJ
Salinan bil, invois atau lain-lain dokumen
Salinan surat atau dokumen sebagai bukti
Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab atas kelewatan bayaran
Dokumen-dokumen lain yang difikirkan ada kaitan

3. Apakah dokumen-dokumen yang diperlukan untuk kelulusan pembayaran di bawah AP58 (a)?

 Dua salinan Ap 58 (a) selesai semua butiran maklumat yang diperlukan.

 Salinan dokumen-dokumen sokongan yang berkaitan.

4. Bagaimana menyelenggara daftar bil ?

Daftar bil hendaklah diselenggara menurut Arahan Perbendaharaan 103. Bil dan tuntutan yang diterima hendaklah dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna.

Ketua jabatan atau Ketua pejabat atau wakilnya yang diberi kuasa hendaklah memeriksa daftar ini sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan dengan menandatangan ringkas.

Portal MelakaSistem Pengurusan Aduan AwamIntranet MelakaPortal HRMISPortal e-Bil MelakaSistem eSPEKS

MyGovernementLaman Web JPMPortal Rasmi MAMPULaman Web KSNGerbang SMSMDEC

 

PENAFIAN :  Pihak Kerajaan Malaysia dan Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka tidak bertanggungjawab atas apa-apa kesilapan atau ketinggalan yang mungkin berlaku dan tidak sekali-kali boleh dipertanggungkan atau dipertanggungjawabkan bagi apa jua kerugian, termasuk tanpa batasan, kerugian khusus, tidak langsung atau berbangkit yang timbul daripada atau berkaitan dengan penggunaan atau kebergantungan maklumat yang terkandung dalamnya, sama ada melalui tindakan dalam kontrak atau tort atau selain daripadanya tidak kira bagaimana jua sekalipun.

Paparan terbaik menggunakan pelayar Internet Explorer 7.0 atau Mozilla Firefox dengan resolusi skrin 1024x768.
Hak Cipta © 2014, Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka.
Peta Laman | Soalan Lazim | Dasar Privasi dan Keselamatan